Como os regulamentos federais e estaduais de folha de pagamento não abordam diretamente o envio de cheques periódicos, qualquer discussão sobre o assunto deve incluir os conceitos de “recibo construtivo” e “limitação substancial” do Internal Revenue Service. O IRS usa o primeiro como uma maneira de determinar para fins fiscais quando alguém recebe renda e o último para testar se essa pessoa tinha o controle dos fundos.
Recibo Construtivo
A renda é recebida de forma construtiva, afirma o IRS, “quando é creditada em sua conta ou separada de qualquer forma que a torne disponível para você”. Isso não significa que um cheque de pagamento enviado deve estar em poder do empregado. Se necessário, o empregador deve estar preparado para provar que enviou o cheque de maneira que atenda às diretrizes de recebimento. Se o empregador não tem prova de que o cheque foi enviado pela data de pagamento agendada, alerta o IRS, há uma percepção de descumprimento. Essa percepção é baseada no fato de o funcionário ter uma limitação ou restrição substancial em seus ganhos.
Limitação Substancial
Se uma empresa definir seus dias de pagamento como as segundas e quintas-feiras de cada mês, o controle dos fundos pelo funcionário deverá estar em vigor nesse momento. Os funcionários que são pagos através de depósito direto não terão limitação substancial para seus ganhos se os fundos estiverem disponíveis na segunda e na quarta quinta-feira. Se os fundos forem iniciados de uma maneira que torne os fundos disponíveis após a segunda e a quarta quinta-feira, no entanto, há uma limitação substancial de controle, e o empregado não foi pago em tempo hábil.
Não conformidade
As leis estaduais sobre salários e horas abordam o tempo de pagamento. Quando um funcionário inicia uma reclamação sobre uma verificação de folha de pagamento não entregue, o estado verificará a conformidade com as diretrizes de recebimento construtivo e salário-e-hora. Assim como no exemplo de depósito direto acima, se um cheque for enviado após o pagamento, o empregado terá uma limitação substancial em seu controle dos fundos. O atraso no envio do cheque desencadeia a não-conformidade.
Verificações finais
O Departamento do Trabalho não definiu os requisitos de correspondência para os cheques finais da folha de pagamento; no entanto, seu estado pode ter diretrizes específicas que devem ser abordadas. Em "O Manual Legal do Contratante", Fred Steingold escreve que se um empregador não emitir um cheque final a tempo, ele pode ter que pagar uma indenização ao empregado, assim como enfrentar penalidades estatais.
Se você estiver emitindo cheques finais para funcionários em vários estados, certifique-se de consultar os regulamentos de verificação final de cada estado. Preste muita atenção ao momento em que o cheque final deve ser entregue, a maneira como ele deve ser entregue e se uma declaração juramentada de algum tipo é necessária para enviar a verificação final.
Resumo
Os regulamentos de folha de pagamento não definem especificamente leis para o envio de cheques de folha de pagamento. Isso não significa que um empregador possa ser negligente ao enviar cheques de folha de pagamento em tempo hábil ou na documentação relacionada. É importante aderir à programação comunicada ao enviar as folhas de pagamento. Isso evitará o risco de não conformidade.
