A mudança organizacional é difícil, mas o que pode ser ainda mais difícil é comunicar essas mudanças aos funcionários. Muitos gerentes se preocupam em obter o tom certo ao fazer o anúncio inicial, mas uma infinidade de outras questões também deve ser considerada. Responder às perguntas dos funcionários, responder às suas preocupações e manter a comunicação fluindo em tempos incertos são elementos-chave para anunciar e implementar mudanças.
Elaborar um plano de comunicação claro. Faça uma lista de tudo o que deve ser comunicado aos funcionários sobre a mudança organizacional. Antecipe as perguntas que os funcionários possam ter sobre as mudanças e esteja pronto para respondê-las. Inclua os pontos que você abordará no anúncio inicial e também como continuará a se comunicar com os funcionários sobre as mudanças conforme elas começam a acontecer. Compartilhe ou crie esse plano com outras pessoas em cargos de gerenciamento para que você entregue mensagens consistentes aos funcionários durante a mudança.
Explique aos funcionários o que levou à mudança organizacional. Explique quaisquer problemas específicos que a empresa esteja enfrentando, incluindo como e por que eles precisam ser abordados. Se a empresa está sofrendo com lucros baixos, aumento de custos ou baixo moral dos funcionários, explique isso aos funcionários.
Especifique aos funcionários como a mudança organizacional melhorará a empresa. Destaque como isso afetará positivamente a empresa como um todo (aumentando os lucros ou melhorando a reputação da empresa, por exemplo). Enfatize como essas mudanças beneficiarão os próprios funcionários. Continue enfatizando os benefícios do plano mesmo após o anúncio.
Dê aos funcionários um prazo para a mudança. Diga-lhes quando as mudanças começarão e quanto tempo levarão. Se você não tiver certeza do prazo exato, seja honesto e avise os funcionários quando eles puderem esperar uma resposta.
Compartilhe suas próprias dúvidas e perguntas. Se houver informações sobre a mudança que seja confidencial ou que ainda não tenha sido resolvida, informe aos funcionários que você os informará mais quando puder e tente dar-lhes um tempo em que possam esperar uma resposta para reduzir a especulação.
Proporcionar aos funcionários a oportunidade de fazer perguntas ou expressar dúvidas ou dificuldades que eles tenham com as mudanças. Convide os funcionários a falar com você ou outros gerentes regularmente sobre quaisquer preocupações que eles tenham durante o processo. Responda a perguntas difíceis da maneira mais honesta possível.
Comunique-se com os gerentes e funcionários com frequência à medida que as mudanças ocorrem. Forneça qualquer nova informação que surja prontamente. Notifique os funcionários se o plano mudar e explique por que ele mudou. Seja o mais aberto possível durante todo o processo para que os funcionários não sintam que estão sendo mantidos no escuro.
