A comunicação dentro de uma organização é crítica. Quanto mais conectados e informados forem os funcionários, mais confiança eles sentirão em relação ao seu empregador. Pesquisas indicam que os funcionários preferem interação face a face com seus superiores, mas as limitações de tempo e o tamanho de uma organização nem sempre permitem essa abordagem. Os comunicados da empresa são outra maneira de comunicar informações importantes ao público interno de uma organização. Menos formais do que cartas comerciais, eles podem anunciar novas políticas ou mudanças organizacionais, fornecer informações solicitadas ou servir como uma atualização do projeto. Aprender a escrever um memorando da empresa que forneça informações necessárias aos funcionários ajudará a fortalecer o "poder interno" de sua empresa.
Itens que você precisará
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Imagem digital do logotipo da empresa
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Software de editoração eletrônica
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Impressora
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Papel
Insira o logotipo da empresa como uma imagem na parte superior da sua página.
Crie um título que leia (em letras maiúsculas) “MEMO”, “MEMORANDUM” ou “CORRESPONDÊNCIA DE INTEROFFICE”. Isso pode ser centralizado na parte superior ou alinhado com a margem esquerda.
Após o título, insira uma linha de espaço e, em seguida, as palavras “PARA:”, “DE:”, “DATA:” e “ASSUNTO:” (você também pode substituir “RE:” no lugar de “ASSUNTO:”) com as informações apropriadas seguidas de um retorno difícil. Arranjo pode variar. Cada item pode ter sua própria linha para um total de quatro linhas, ou você pode dividir em duas colunas: a primeira contendo "TO:" e "FROM:" e a segunda com "DATE:" e "SUBJECT". Você não incluir um endereço interno ou saudação (“Querido…”).
Inicie o corpo do seu memorando na segunda ou terceira linha abaixo do cabeçalho. Se o seu memorando é uma mensagem de rotina, abra de maneira direta. Os memorandos que trazem más notícias devem ser abertos com uma declaração neutra intimamente relacionada ao tópico do memorando, conhecido na comunicação empresarial como um buffer, para preparar os leitores para as informações negativas. Dependendo das notícias, você pode escolher entre várias estratégias para essa abertura. Certifique-se de que seja sincero, relevante, honesto e breve.
Use o restante de seu espaço para fornecer detalhes importantes. O tom deve ser conversacional. Use subtítulos para facilitar a leitura de memorandos mais longos. Você também pode incluir tabelas, gráficos ou outros recursos visuais. Os escritores que buscam persuadir o público devem incluir como / por que essa informação beneficiará os funcionários pessoalmente ou a empresa como um todo.
Termine com uma nota positiva e amigável. Não inclua um fechamento ou assinatura de cortesia.
Imprima a nota e inicial pelo seu nome no topo, ou prepare a nota para ser enviada por e-mail (você pode perder parte da formatação enviando eletronicamente). Se o memorando for enviado para vários destinatários, pode ser mais barato imprimir uma cópia, inicializá-la e fazer fotocópias.
Distribuir. Pode ser entregue em mãos, enviada por e-mail, enviada através de correspondência entre escritórios ou enviada pelo correio.
Dicas
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Use o formato de bloco (sem recuo) com uma linha de espaço entre cada parágrafo. Concentre-se em um tópico. Tente manter o memorando em duas páginas. Os memorandos devem ser usados apenas entre seu público interno. Não envie um memorando para pessoas de fora da sua empresa. Escreva uma carta em seu lugar. Se você estiver endereçando o memorando para certos indivíduos em vez de um departamento ou equipe em geral, coloque em ordem alfabética a lista de destinatários, a menos que haja pessoas em determinadas posições que devam receber um posicionamento mais proeminente.
