Como escrever uma proposta de compra

Quando você gerencia um projeto ou equipe, eventualmente você será obrigado a comprar produtos ou serviços de uma empresa externa. As empresas têm protocolos que detalham valores específicos em dólares que os funcionários podem autorizar em nome da empresa. Se uma compra que você deseja fazer for superior ao limite especificado, um supervisor é obrigado a autorizar a compra. Nesses casos, a proposta de compra é usada para justificar a necessidade de uma compra, principalmente quando a despesa for grande ou afetar uma parte significativa do negócio.

Crie um gráfico de comparação. O gráfico deve listar cada fornecedor do bem ou serviço que você está procurando e conter atributos relevantes relativos à oferta. Por exemplo, se você estiver procurando um fornecedor para fornecer atividades de formação de equipe para a equipe, as categorias incluirão: Nome da empresa, Localização, Opções de atividade, Opções por preço, Equipe incluída, Clientes antigos e Referências / Referência. Inclua tantos atributos "instantâneos" quanto possível. Isso tornará os dados fáceis de revisar.

Faça sua pesquisa. Compile uma lista de três a cinco fornecedores que fornecem o bem ou serviço que você está procurando. Incluir vários fornecedores em sua proposta indica devida diligência e ajuda seu gerente a entender rapidamente seu raciocínio. Obtenha uma cotação escrita de cada fornecedor e preencha o gráfico de comparação com seus dados. Planeje adequadamente, pois alguns fornecedores exigem tempo de fornecimento para fornecer cotações. Obtenha um compromisso do contato do fornecedor para saber quando receberá a cotação por escrito. Por fim, peça ao fornecedor referências de empresas com as quais eles fizeram negócios semelhantes às suas.

Chame referências de fornecedores. Todos os outros atributos, como preço e serviço, podem ser considerados iguais, mas nem todos os fornecedores serão adequados para sua empresa. Um fornecedor pode ter o produto certo, mas não pode entregá-lo no prazo de forma confiável. Os fornecedores de serviços podem não ter experiência com o seu tipo de empresa, mas se dão bem com outros tipos. As referências ajudarão você a se proteger contra esse tipo de problema e a fortalecer a validade de sua proposta.

Tomar uma decisão. Compare os fornecedores com base nos atributos que você definiu, referências e citações escritas. Compartilhe suas descobertas com um colega cuja opinião você valoriza e peça sua contribuição. Permaneça objetivo e escolha o fornecedor com o maior valor para a empresa.

Crie um memorando. Enderece a carta ao decisor para a compra. Escreva uma breve declaração de sua intenção de compra e indique claramente por que a compra é necessária e que benefícios ela terá para a empresa. Se você puder calcular o retorno do investimento, inclua esses detalhes no memorando. Inclua também a pesquisa que você realizou, justificativa para sua decisão e os custos associados a curto e longo prazo da compra.

Entregue o memorando ao seu supervisor. Inclua as propostas do fornecedor e o gráfico de comparação como anexos. Agende uma reunião com seu supervisor para discutir a compra detalhadamente. Tente antecipar as perguntas que seu supervisor terá e comparecer à reunião agendada com respostas fortes e confiantes.