Um fichário geralmente se refere a uma peça de mobiliário de escritório que armazena arquivos e documentos. Armários de arquivo vêm em tamanhos diferentes. Alguns têm bloqueios para impedir o acesso não autorizado, enquanto outros gabinetes são fáceis de transportar e acessíveis por qualquer pessoa. Empresas com grandes quantidades de arquivos, como hospitais, escritórios de advocacia ou escolas, geralmente mantêm gabinetes que não podem se mover com facilidade.
Noções básicas
Existem várias maneiras de arquivar documentos. Para desenvolver uma abordagem sistemática, você deve analisar as informações que serão armazenadas nos arquivos. Brainstorm maneiras diferentes para que você possa selecionar o melhor método. Por exemplo, se você manter registros de fornecedores de peças de automóvel, poderá arquivar usando uma abordagem alfabética com base no nome da empresa. Você também pode estabelecer um método para separar fornecedores por região (por exemplo, sul, oeste, leste, internacional). Se você está mantendo registros de répteis, então seu método pode envolver a organização de répteis por seus nomes científicos ou pela data em que o arquivo foi criado.
Gerenciamento de documento
Depois de criar um método satisfatório, certifique-se de anotá-lo para que outras pessoas possam entender e seguir o sistema de arquivamento. Você também deve garantir que os arquivos sejam preservados adequadamente, pois o sistema rapidamente se tornará ineficaz se os arquivos estiverem incompletos (por exemplo, dados ausentes) ou armazenados incorretamente (por exemplo, categorias de arquivamento ignoradas). Por exemplo, se você está separando os sexos por cor, as pessoas que criam arquivos devem lembrar-se de distinguir homens e mulheres.
Você deve antecipar o crescimento e adicionar gabinetes extras ou espaço conforme necessário. Caso contrário, os registros serão recheados com muita força. Além disso, considere como diferenciar arquivos ativos de inativos e, se aplicável, quando destruir ou fragmentar arquivos inativos.
Considerações
Muitas empresas implementam sistemas de organização de documentos que usam documentos originais ou cópias impressas. No entanto, antes de criar um novo sistema de arquivamento, você deve explorar as opções virtuais. Por exemplo, você pode comprar um programa de software e inserir dados em um servidor interno ou baseado na web. Mesmo que você tenha um sistema de arquivamento, avalie o tempo e o custo da transferência de dados com a possível redução de custos e a eficiência do armazenamento digital ou baseado na web. Os escritórios de advocacia que usam o software de gerenciamento de caso Needles podem gastar um tempo significativo na transferência de dados, mas, quando o sistema está funcionando, inúmeras vantagens existem, como a capacidade de acessar arquivos de locais remotos.
