Escrever um recibo à mão pode parecer antiquado ou até pretensioso, mas os clientes apreciam o fato de você ter feito esse esforço extra para garantir que eles tenham um registro de suas despesas. Mesmo as empresas com checkouts automatizados às vezes experimentam falhas de energia e falhas no serviço de internet. Em vez de perder negócios, você pode escrever um recibo de venda de mercadorias à mão, se você não negociar em compras de grande volume.
Por que fornecer recibos?
Fornecer recibos precisos traz muitos benefícios para seus clientes e para você, o comerciante. A prática protege sua reputação como comerciante ou provedor de serviços. O recibo de vendas que você fornece mostra ao seu cliente que ele recebeu todos os bens e serviços que comprou, pelo preço correto. O recibo também documenta as preferências específicas do cliente. O rastreamento das preferências do cliente e dos padrões de compra ajuda você a rastrear seu inventário e planejar os reabastecimentos.
Além de manter a conformidade com o IRS e os padrões do setor, o fornecimento de recibos precisos também faz o seguinte:
- Protege seus funcionários de falsas acusações de práticas injustas ou desonestas.
- A prática facilita a resolução de disputas.
- Fornecer recibos ajuda a estabelecer datas de início e de expiração da garantia.
Como escrever um recibo de pagamento
Para fins de IRS, todo recibo de pagamento de despesas de negócios deve incluir o dia, mês e ano em que a transação ocorreu, uma lista de todos os itens comprados ou serviços prestados e o valor total pago. Os padrões do setor para empresas exigem que você inclua também o nome da empresa e as informações de contato, juntamente com o método de pagamento usado, seja dinheiro, cheque, ordem de pagamento, cartão de crédito ou transferência eletrônica de fundos.
Os recibos são um requisito legal?
Em muitos estados, os proprietários devem fornecer um recibo de aluguel por escrito se o inquilino solicitar um, independentemente do meio de pagamento utilizado pelo inquilino. Alguns estados exigem apenas recibos para compras acima de um valor específico em dólar. Mesmo em uma cidade que não possui esses requisitos legais, a melhor prática da indústria determina que você forneça um recibo para cada transação. Um simples "Você gostaria do seu recibo?" cumpre qualquer obrigação legal ou industrial nos estados que não exigem que você os forneça.
Qual é o significado do comprovante de pagamento?
O comprovante de pagamento inclui o recibo de compra original, cheques cancelados, extratos bancários e extratos de cartão de crédito. A página de confirmação da transação ou um email de confirmação também pode ser uma prova de pagamento se incluir a data, uma lista de todos os itens ou serviços adquiridos e a forma específica de pagamento usada para concluir a compra.
Como Handwrite um recibo de pagamento
Se você usa um modelo de recibo ou não, siga estas etapas para gravar um recibo compatível:
- Escreva um número de recibo no canto superior direito do recibo. Para evitar que o cliente forneça o mesmo número de transação, comece com o número 001 e continue a partir daí. Contanto que você também inclua a data de hoje, você pode usar esses mesmos números no dia seguinte.
- Escreva o nome da sua empresa e informações de contato no canto superior esquerdo. Inclua seu telefone comercial, fax, endereço de e-mail e website, além do horário comercial. Essa informação não apenas ajudará o cliente a determinar se a compra foi ou não uma despesa de negócios, mas o cliente poderá passar seu endereço e horário de funcionamento para amigos e familiares.
- Ignore uma linha e comece listando todos os itens comprados, juntamente com uma breve descrição de cada um deles, e terminando com o preço de compra do item na extrema direita.
- Forneça um total de preço total antes de subtrair cupons. Depois disso, faça qualquer desconto e forneça o novo total. Adicione o imposto sobre vendas. Adicione custos de envio e manuseio também se isso não for uma compra na loja.
- Por fim, escreva o método de pagamento usado e o nome do cliente na última linha do recibo ou onde quer que esteja escrito "recebido de". Dê ao cliente uma cópia e guarde a outra para seus registros.
