Quando você decide emitir cartões de crédito para determinados funcionários, é necessário instituir regras e regulamentos que regem o uso desses cartões. Também é uma boa ideia ter um conjunto de procedimentos que ajudem a acompanhar os gastos com cartões de crédito e manter os gastos sob controle. Os cartões de crédito da empresa só devem ser emitidos para os funcionários que precisam deles para fins comerciais, como despesas de viagem ou de escritório. Uma das estipulações de um cartão de crédito da empresa deve ser que abusar do cartão resultará em rescisão.
Uso pessoal
Os cartões de crédito empresariais podem fornecer uma maneira conveniente de financiar compras ocasionais e viagens de negócios, mas também apresentam uma oportunidade significativa para o abuso. Boas políticas e procedimentos podem ajudar a proteger as empresas dos funcionários que usam os cartões para cobrir suas despesas pessoais e podem proteger os funcionários, informando que tipos de compras eles podem fazer com segurança sem medo de represálias.
Uma das maneiras de impedir que um cartão de crédito da empresa seja usado pelos funcionários para uso pessoal é apenas emitir cartões para funcionários que demonstrem boa responsabilidade financeira. Isso pode exigir a execução de uma verificação de crédito para os funcionários que estão sendo considerados para um cartão. Uma política deve ser redigida que proíba o uso de cartões de crédito da empresa para compras pessoais. Para ajudar a moderar isso, os cartões devem ser emitidos para os funcionários através da empresa e a empresa deve receber a fatura mensal. Os funcionários devem ser obrigados a enviar um formulário de despesas para descrever todas as despesas cobradas no cartão. Se a planilha de despesas não corresponder à fatura real, poderá haver uso pessoal do cartão. Esse sistema de verificações e balanços ajuda a lembrar a um funcionário que ele é responsável por como o cartão é usado.
PRE-aprovado
Um cartão de crédito da empresa deve ser usado apenas para fins comerciais, mas quando um funcionário está circulando entretendo os clientes, a linha entre os propósitos comerciais e o uso pessoal pode ficar embaçada. Cada uso de um cartão de crédito da empresa deve ser pré-aprovado pela empresa. Para cobranças variáveis, como entreter clientes, deve-se adotar um protocolo que defina e defina formas aceitáveis de entretenimento. Antes de entreter os clientes, o funcionário deve receber um limite predeterminado de quanto a empresa pagará quando se tratar de cobranças no cartão de crédito da empresa. Cobranças acima do valor predeterminado serão de responsabilidade do funcionário, e o uso do cartão de crédito em qualquer forma de entretenimento não aprovada deve resultar em demissão.
Responsabilidade
Como os cartões de crédito da empresa serão usados apenas para fins de empresa pré-aprovados, pode ser uma boa ideia não permitir que os funcionários carreguem consigo cartões de crédito da empresa, exceto para fins específicos. A emissão de cartões de crédito somente conforme a necessidade pode ajudar a garantir que não haja cobranças não autorizadas nos cartões de crédito da empresa.
