Melhore o tempo de resposta (TAT) em laboratórios clínicos - por exemplo, quanto tempo leva para processar uma amostra ou teste e retornar os resultados - usando métodos six sigma. O Seis Sigma mede oportunidades e falhas de qualidade e trabalha para eliminar defeitos com base em iniciativas de melhoria de desempenho orientadas por dados. O termo "defeitos por milhão de oportunidades" ou DPMO fornece um ideal de 99,9% de qualidade. O uso bem-sucedido dos procedimentos seis-sigma geralmente requer uma grande mudança nos sistemas de medição e no design do processo.
Defina os serviços fornecidos, como análise de urina ou análise de sangue, e meça os tempos de turno atuais em geral. Peça ao cliente para definir sua expectativa e analisar a lacuna. Use o menor incremento de medição disponível, como segundos ou minutos. Por exemplo, o cliente quer um tempo de turno de 30 minutos para um teste de hemoglobina, e agora você está produzindo 60 minutos. O objetivo nesse caso seria reduzir o tempo de giro atual em 30 minutos.
Remova a variação primeiro. Defina cada etapa principal do processo, como entrada do cliente, atualização do computador, retirada da amostra, amostra rotulada, teste da amostra, teste validado, resultados registrados, cliente notificado e faturamento do cliente. Visualize todo o processo criando um fluxograma de nível superior.
Instrua os funcionários a lidar com todas as solicitações com um processo uniforme de entrada e saída, para que, quando ocorrer um problema, ele receba visibilidade. Concentre-se no fluxo e não permita que os funcionários deixem o trabalho de lado para esclarecimentos, pois essas “situações de exceção” causam 80% da variação nos resultados.
Concentre esforços para garantir um processo consistente, mesmo que o processo ainda não esteja produzindo os resultados de que você precisa.
Meça cada sub-passo no processo para ver quanto tempo demora. Neste caso, descobrimos que temos 5 minutos para o consumo do cliente, 20 minutos de espera, 7 minutos para coleta de sangue, 1 minuto para rotulagem, 2 minutos para análise e 20 minutos de espera antes que o atendente notifique o cliente sobre os resultados. Nesse caso, o tempo de espera ou de fila é o que está consumindo o tempo de giro. Ajuste o processo para minimizar o tempo de espera.
Para fazer isso, identifique áreas que apresentam desperdício, como superprodução (fazendo coisas desnecessariamente como cópias), atrasos (espera), transporte (movimentação de dados ou equipamentos), movimento desperdiçado (andar, teclas sem valor agregado), inventário (mal gerenciado, não muito, muito) e fazendo produtos defeituosos (adicionando trabalho a algo já defeituoso).
Desenvolva maneiras de agilizar o fluxo de processos e de comunicações, reorganizando ou transferindo o trabalho, consolidando tarefas, eliminando atividades não valorizadas e adicionando máquinas ou pessoal.
Laboratórios de concorrentes de referência para comparar como eles lidam com serviços de laboratório clínico. Investigue oportunidades para aplicar novos softwares, novas tecnologias e métodos para melhorar a precisão e a capacidade de resposta.
Certifique-se de que os sistemas de medição são consistentes entre o fornecedor e o cliente. Por exemplo, o cliente pode medir o processo até o ponto em que recebe os resultados, enquanto um provedor pode medir o processo até o ponto de pagamento. Examine as reais necessidades do desejo de reduzir os tempos de giro e abordar essas áreas específicas a cada vez.
Controle o processo medindo as entradas para garantir que as etapas do processo permaneçam consistentes. Investigue anomalias e descubra por que os problemas ocorrem. Seja proativo contra a variação, melhorando os métodos de treinamento e contratação. Se um técnico demorar mais que outro, descubra o motivo.
Por exemplo, durante a fase de coleta de sangue, o paciente é levado ao quarto, um torniquete é enrolado em volta do braço, o técnico pega a agulha em uma mão e um cotonete na outra. Depois de esfregar a área, o técnico penetra na veia com uma agulha, solta o torniquete e depois extrai o sangue. Eles pegam o rótulo pré-formatado e o colam na amostra de sangue e o colocam na área de teste. Outro técnico fala incessantemente, desenha o sangue da mesma maneira, mas em vez de rotular e colocar a amostra de sangue na área de teste, eles levam o cliente até a porta e esquecem de colocar a amostra na área de teste até uma hora depois. Essa seria a variação que precisa ser eliminada para melhorar o processo.
Mude a curva do sino lenta e metodicamente, incrementalmente. Se o objetivo é reduzir os tempos de giro em 50% ou 30 minutos no geral, trabalhe para reduzir os segundos de cada etapa do processo. Defina limites de controle superiores e inferiores realistas examinando os rendimentos atuais. Por exemplo, se o processo de coleta de sangue levar em média 7 minutos, defina o limite inferior para 60 segundos e o limite superior para 420 segundos. Toda vez que uma coleta de sangue demora mais que os 420 segundos, descubra o motivo e elimine os problemas. Cada vez que uma tarefa dentro do processo é aperfeiçoada para levar menos tempo, o tempo geral de giro será reduzido, aproximando você cada vez mais da sua meta.
Dicas
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O modelo de pensamento crítico DMAIC ou Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar é usado para melhorias no processo de seis sigmas.
Aviso
Trabalhar para melhorar uma área do processo pode impactar negativamente outra área, de modo a estar ciente das mudanças e seus efeitos nas saídas gerais do processo. Não faz sentido aperfeiçoar o final do processo se a parte inicial do processo é onde o tempo está sendo desperdiçado.
