Existe algo mais desconcertante do que entrar em um novo escritório no seu primeiro dia de trabalho e não ter ideia do que você deveria fazer, e muito menos onde encontrar o banheiro? Com um pouco de planejamento (e uma longa lembrança de como era ser um novato), você pode criar um manual de orientação de funcionários que fará com que os novatos se sintam em casa.
Identifique o objetivo e o escopo do manual. É andar o recém-chegado através do processo passo a passo de executar tarefas específicas? Trata-se de apresentá-la à história e às políticas da empresa, às regras de comportamento adequado e aos formulários e procedimentos padrão de acordo com a freqüência, as férias e a licença por doença? Ou é uma combinação de ambos?
Descreva a lista de tópicos a serem abordados no manual e determine se você deseja escrever o manual inteiro por conta própria ou delegar seções dele a uma equipe capacitada. Essa decisão será baseada na complexidade do trabalho e na frequência com que o manual precisará ser atualizado para acompanhar o crescimento da empresa e a introdução de novas tecnologias.
Coletar e fotocopiar documentos existentes para inclusão no manual. Estes incluirão itens como especificações de trabalho para a posição do novo funcionário, formulários padronizados, declaração de missão da empresa e / ou relatório anual mais recente, um organograma, uma planta baixa do escritório, uma lista de funcionários juntamente com seus títulos e seu telefone comercial. números, políticas de assédio sexual e talvez uma cópia do boletim mais recente da empresa.
Determine quais tópicos precisam ser escritos do zero. Por exemplo, os funcionários que não são apenas novos na empresa, mas também novos na cidade, podem apreciar uma lista de restaurantes, lojas e agências de correios próximos. Se existem tradições não escritas que seriam interessantes para os recém-chegados, este seria um bom lugar para mencioná-las. Por exemplo, talvez haja uma festa que se celebra uma vez por mês para celebrar aniversários, ou talvez haja uma aula de ioga no local que se reúne toda sexta-feira durante a hora do almoço.
Solicite conselhos de alguns de seus funcionários mais recentemente contratados. Pergunte-lhes que tipos de materiais teriam sido úteis no primeiro dia e como conseguiram encontrar as informações de que precisavam.
Inclua uma carta de boas-vindas do supervisor do funcionário ou até mesmo do presidente da empresa. Esta carta deve encorajar o destinatário a contribuir com ideias para o manual, caso ele veja formas de melhorar e / ou expandir o conteúdo.
Soletrar as regras do que constitui um comportamento apropriado no escritório. Você pode incluir proibições, por exemplo, de usar telefones de escritório para ligações pessoais, navegar na Internet, enviar e-mails externos ou dirigir um veículo da empresa para fazer recados. Se a mesa ou o escritório do funcionário estiver à vista dos clientes e visitantes da empresa, você também precisará estabelecer regras no que diz respeito a obras de arte, plantas, itens de mesa, fotografias, rádios etc.
Defina qual é o código de vestimenta da empresa.
Organize todos os materiais em um fichário de três argolas que possa ser entregue ao funcionário no primeiro dia de trabalho.
Recrute pares extras de olhos para revisar completamente o conteúdo.
Inclua uma folha de assinatura para que o funcionário reconheça que recebeu o manual de orientação e que será responsável por revisar todos os materiais contidos nele.
Dicas
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Como um manual de orientação de funcionários pode ser considerado um trabalho em andamento, você pode considerar a possibilidade de produzir uma versão on-line que todos os funcionários possam acessar e, se necessário, atualizar suas memórias sobre as políticas da empresa. Se for prático, peça a todos os funcionários da sua organização que preparem manuais de mesa individuais que atendam a todas as suas responsabilidades. Isso não é apenas aconselhável ter em mãos como uma ferramenta de treinamento que economiza tempo se / quando eles notificarem, mas também permitir que o pessoal temporário preencha facilmente se o funcionário sair de férias prolongadas ou estiver de licença médica.
Aviso
Nunca omita etapas cruciais de uma explicação sobre como executar uma tarefa. Mesmo algo tão simples como dizer-lhes onde o botão "on" está localizado em uma peça de máquina ou em qual gaveta certos documentos são mantidos, será muito apreciado por um recém-chegado.
