Digamos que você seja gerente de uma empresa e supervisione vários funcionários. Você quer que os funcionários entendam seus deveres de trabalho porque você deve avaliar seu desempenho no trabalho anualmente. Você decide que isso os ajudaria se eles pudessem ver as responsabilidades do trabalho em um fluxograma. Muitas vezes é mais fácil entender um processo se ele pode ser visto em uma figura ou diagrama, bem como em uma narrativa.
Obtenha software de fluxograma ou, se preferir, obtenha manualmente um modelo de fluxograma com todos os símbolos do fluxograma. Estude os símbolos para entender o que eles representam, para que você os use corretamente ao criar o fluxograma. Depois de entender os símbolos do fluxograma, criar fluxogramas será fácil.
Escreva em ordem cronológica as etapas de cada trabalho para cada pessoa que você supervisiona em folhas separadas de papel. Peça a cada funcionário que revise as etapas listadas e informe-o sobre as etapas que você pode ter esquecido, para adicioná-las à lista e incluí-las no fluxograma.
Usando o software de fluxograma ou o modelo, crie um fluxograma para cada trabalho supervisionado por você. Incorpore cada etapa no fluxograma para cada trabalho que você descreveu na etapa dois. Você simplesmente desenha o símbolo aplicável para cada etapa do trabalho na ordem correta e na área correta onde a etapa é executada.
Forneça o primeiro rascunho do fluxograma para o funcionário que cumpre esses deveres e solicite comentários sobre o fluxograma. Peça-lhes que identifiquem quaisquer passos que você possa ter perdido ou algum que você possa ter na sequência errada.
Refazer os fluxogramas levando os comentários em consideração, implementando quaisquer mudanças no fluxograma consideradas necessárias. Se você não concordar com o funcionário em quaisquer comentários ou alterações no fluxograma, discuta-o com o funcionário e explique por que você não concorda e dê a ele / ela uma chance de responder. Eles podem saber algo que você não tem ou ter uma visão ou perspectiva sobre o trabalho que você não tem, e uma vez que você entende seu ponto de vista, você pode concordar com a mudança deles.
Forneça aos funcionários uma cópia do fluxograma finalizado para o trabalho deles. Também para os trabalhos que fazem parte de um processo, você pode compartilhar os outros fluxogramas com todos os funcionários envolvidos nesse processo, para que eles entendam todo o processo. Isso facilitará o treinamento cruzado e permitirá que os funcionários saibam que fazem parte de um processo maior, essencial para os negócios.
Coloque uma cópia dos fluxogramas em um fichário para referência futura e para fins de treinamento.
