O treinamento é o coração de qualquer operação comercial. Seja ensinando atendimento e atendimento ao cliente ou usando tecnologia sofisticada, as empresas comprometidas com o treinamento desfrutam de uma equipe mais eficiente e produtiva e oferecem melhor atendimento ao cliente do que aqueles que não o fazem. Algumas categorias de negócios têm requisitos de treinamento legalmente obrigatórios. O Microsoft Office Suite tem duas opções para rastrear o treinamento de funcionários: Microsoft Excel ou Microsoft Access. O sistema Excel pode ser implementado por qualquer pessoa com experiência básica em planilhas. O Access, no entanto, oferece métodos mais sofisticados para relatórios e rastreamento.
Excel
Faça uma lista dos títulos das sessões de treinamento que os funcionários devem concluir. Em uma nova planilha, insira esses cabeçalhos de coluna: "Nome", "Sobrenome" e o nome do tópico ou da sessão em cada coluna subseqüente, usando quantos forem necessários. Uma coluna para um número de funcionário ou outro identificador também pode ser adicionada. Selecione o comando “Imprimir títulos” do grupo “Configuração da página” na guia “Layout da página” da faixa de opções e crie a linha “Título”. Digite "$ 1: $ 1" no campo "Linha de título".
Digite os nomes de todos os funcionários e quaisquer números de identificação nas colunas apropriadas.
Selecione a célula "A1" e, mantendo pressionado o botão esquerdo do mouse, arraste para selecionar todas as linhas e todas as colunas nas quais os dados serão inseridos. Selecione o comando “Formatar como uma tabela” no grupo “Estilos” na guia “Página inicial”. Verifique o campo "Intervalo de dados" e marque a caixa "Minha tabela tem cabeçalhos".
Selecione todas as linhas e colunas nas quais as datas de treinamento serão inseridas. Na guia "Página inicial", selecione o formato de data preferido na caixa suspensa "Geral" no grupo "Número". Salve a planilha.
Digite a data apropriada na coluna e linha corretas quando um funcionário concluir o treinamento necessário. O uso do formato "Tabela" permite classificar com um clique por coluna ao preparar relatórios. Salve a planilha após cada nova entrada de dados.
Acesso
Crie um novo banco de dados do Access. Renomeie "Tabela 1" como "Registro de Treinamento do Funcionário" ou um nome alternativo preferido. Abra o "Table Design View" do grupo "View" na aba "Home". O primeiro campo, "ID", é definido como a chave primária por padrão. O acesso numerará automaticamente esse campo ou, usando o painel "Propriedades do campo", você poderá criar uma máscara ou outra formatação para atender às suas necessidades comerciais, como adicionar os números de ID do funcionário.
Insira esses nomes de campos e quaisquer outros campos para capturar os dados desejados, como "Nome", "Sobrenome", "Tópico de treinamento" ou "Data de conclusão". Outros campos a serem registrados podem incluir "Notas", "Desempenho" e "Notas ou Comentários". Defina o tipo de dados apropriado e as propriedades de formato. Lembre-se de selecionar "Data / Hora" para o tipo de dados do campo "Data".
Salve a mesa. Mude para "Table View" no grupo "View" no separador "Home".
Selecione "Assistente de formulário" no grupo "Formulários" na guia "Criar" para abrir a caixa de diálogo de design. Selecione cada "Campo Disponível" desejado da coluna da esquerda e vá para a coluna "Campo Selecionado", pressionando o botão ">" para campos individuais ou o ">>" para mover todos os campos de uma só vez. Clique no botão "Next".
Escolha o layout desejado para o formulário na caixa de diálogo "Layout". Clique no botão "Next". Nomeie o "Formulário" na próxima caixa de diálogo ou mantenha a correspondência padrão com o nome da tabela. Decida se aceita o formulário criado pelo Assistente ou modifique o design. Se estiver modificando o formulário, clique no botão "Avançar". Se estiver usando o design padrão, clique no botão "Concluir". Salve o formulário.
Preencha os dados para cada funcionário e sessão de treinamento quando as informações estiverem disponíveis. Use a visualização "Formulário" para entrada de dados e a visualização "Tabela" para filtrar dados e criar relatórios. Os registros são salvos automaticamente quando os dados são inseridos.
Dicas
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O Excel permite pesquisas e relatórios simples baseados exclusivamente na classificação. O Access permite a manutenção de registros e relatórios sofisticados, permitindo que vários filtros criem relatórios por funcionário, sessão de treinamento ou qualquer outro campo ou seleção de dados. Os nomes dos campos de acesso não podem ter espaços; crie uma legenda de linguagem simples para encabeçar colunas de relatório. Por exemplo, um campo "TrainingSessionName" pode ter a legenda "Training Session" para relatórios.
Aviso
Não use números da Previdência Social como números de identificação de funcionários; Isso abre o negócio para a responsabilidade de roubo de identidade.
