A Lei Federal de Normas Trabalhistas diz que as empresas devem acompanhar as horas dos funcionários, mas não especifica como. Embora isso signifique usar qualquer coisa, desde uma folha de entrada em papel até um sistema de computador complexo, a empresa é responsável por garantir que as planilhas de horas estejam corretas - não os funcionários. Por esse motivo, o método não é tão importante quanto encontrar um sistema que funcione e ficar consistente com ele.
Requisitos de rastreamento
A FLSA exige que os registros da folha de pagamento incluam dados específicos sobre as horas trabalhadas e os salários que um funcionário recebe. Independentemente de como você controla as horas dos funcionários, os dados das horas de trabalho devem incluir a hora e o dia em que a semana de trabalho de um empregado começa, as horas trabalhadas por dia e o total de horas trabalhadas a cada semana. Além disso, você deve reter documentos de origem - como cartões de horário, horários de trabalho e tíquetes de trabalho - por dois anos, seja no local ou em um local de armazenamento central externo.
Acompanhamento de horário padrão
O rastreamento de horário padrão funciona tanto para funcionários em período integral quanto para meio período, independentemente de trabalharem o mesmo horário ou horários diferentes a cada semana. Com o rastreamento padrão, os funcionários devem entrar e sair usando um relógio eletrônico ou um computador, de duas a quatro vezes por dia, dependendo de uma pausa para a refeição. De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, você pode estabelecer uma política, como registrar o tempo até cinco minutos ou um décimo de uma hora, que leve em conta pequenas discrepâncias entre os registros do relógio e as horas reais trabalhadas, pois nem todos os funcionários podem ou fora exatamente ao mesmo tempo.
Acompanhamento de Exceções
Você pode gravar horas usando o rastreamento de exceções para funcionários administrativos ou outros funcionários que geralmente trabalham nas mesmas horas todas as semanas. Com o rastreamento de exceções, você cria um formulário que mostra as horas de trabalho padrão e exige que os funcionários registrem o tempo apenas se ele variar do dia de trabalho normal. Por exemplo, se a jornada de trabalho normalmente começa às 8h e um funcionário chega às 8h10 mas funciona normalmente como o restante do dia, a hora de início mostrará a exceção e as horas de trabalho do dia serão 10 minutos curtas.
Acompanhamento de funcionários fora do local
A maioria das empresas usa software de computador para controlar as horas dos funcionários que trabalham em casa ou em locais externos. O rastreamento de tempo virtual registra atendimento em tempo real, geralmente abaixo de segundos. Defina o programa para ser executado automaticamente quando um usuário fizer login em seu computador de trabalho para reduzir a chance de um funcionário esquecer de socar. Dessa forma, a primeira tela que um funcionário verá todas as manhãs será seu cartão de tempo virtual. As opções de rastreamento de tempo virtual variam de programas gratuitos a softwares proprietários.
