Para as empresas de manufatura, o inventário compreende um dos maiores ativos de propriedade da empresa. Este inventário consiste em matérias-primas, material em processo e produtos acabados. O processo de produção converte o estoque de matéria-prima em estoque de produtos acabados. As empresas de manufatura precisam controlar seu processo de produção e gerenciar o estoque para salvaguardá-lo. Essas empresas incorporam controles internos para gerenciar estoque e controlar a produção.
Documentação
A documentação constitui um componente principal na estrutura de controle interno de qualquer empresa. No estoque, esses documentos incluem o uso de documentos de recebimento, documentos de remessa e documentos de transferência entre companhias. Estes fornecem uma trilha de papelada que permite que qualquer funcionário ou gerente localize o estoque dentro da instalação, se o estoque está no depósito ou na linha de produção. Cada tipo de documento deve ser numerado seqüencialmente, o que permite que documentos ausentes sejam imediatamente identificados e investigados. Os documentos também devem ser combinados com outros documentos. Por exemplo, os documentos recebidos devem ser combinados com as faturas do fornecedor para confirmar que a empresa recebeu a mesma quantidade pela qual está sendo faturada.
Câmeras
Roubo de funcionário, roubo externo e documentação incorreta permitem que o inventário falhe em seu local atribuído. As câmeras de segurança fornecem um registro em vídeo de toda a atividade que ocorre no depósito e na linha de produção. Quando ocorre uma discrepância entre o nível de estoque registrado e a quantidade real, a gerência pode revisar o material de vídeo procurando o movimento do inventário físico e comparar esse movimento com o movimento de estoque registrado. A gerência pode revisar imagens de vídeo da linha de produção comparando a produção de estoque com a produção registrada. As câmeras permitem que o gerenciamento prenda funcionários envolvidos em comportamento antiético, além de impedir comportamentos antiéticos de funcionários que sabem que estão sendo observados.
Manipulação de Sucata
Alguns funcionários criam produtos de sucata ou classificam bons produtos como sucata para levá-los para casa. Controles internos apropriados relacionados ao manuseio de sucata eliminam essa possibilidade. A empresa deve ter políticas em vigor em relação à classificação e tratamento de produtos de sucata. Uma política deve incluir que vários funcionários verifiquem que um item específico não tem o nível de qualidade de um bom produto e deve ser considerado refugo. Outra política envolve separar as responsabilidades. Por exemplo, um funcionário identifica o refugo e outro funcionário descarta o refugo. A empresa deve gerenciar o descarte ao escolher uma empresa externa para lidar com o descarte em vez de manipulá-lo internamente.
Contagens de estoque
As empresas realizam contagens físicas de estoque periodicamente e comparam o inventário contado ao inventário registrado no sistema. Isso permite que a empresa identifique quaisquer discrepâncias. A empresa pode investigar essas discrepâncias para determinar se ocorreu um erro ou se houve uma fraude.
