Informações contábeis são dados sobre as transações de uma entidade comercial. Da compra de estoque e maquinário até a entrada em contratos de construção de longo prazo, os eventos que ocorrem nas operações de negócios quase sempre se traduzem em informações contábeis. A contabilidade é um método de identificar e registrar esses dados e usá-los para gerar relatórios úteis para diversos usuários. Esses usuários geralmente são classificados em dois grupos: usuários internos e usuários externos. Como as necessidades desses usuários são tão variadas, a contabilidade tem duas perspectivas principais. A contabilidade gerencial é uma perspectiva voltada para o futuro voltada para usuários internos. A contabilidade financeira depende de dados históricos e é padronizada para usuários externos. Para entender essas perspectivas, você precisa entender vários conceitos subjacentes que formam a base da contabilidade como a linguagem dos negócios.
Dicas
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As informações contábeis são informações mensuráveis e quantificáveis sobre as transações e eventos que envolvem uma entidade de negócios.
O que é informação contábil?
Informações contábeis são as informações que surgem de transações comerciais. Uma vez identificada, a informação é então classificada e registrada, e eventualmente encontra seu caminho em vários relatórios. Para contabilidade de caixa, isso é relativamente simples. A receita é registrada nos livros quando o dinheiro é recebido e as despesas são registradas quando o dinheiro é pago. Esse método pode ser mais simples, mas só é adequado para empresas menores com apenas alguns proprietários ou parceiros. No entanto, as empresas com mais investidores e empresas que possuem estoque encontram a base contábil de competência necessária. Além disso, as empresas de capital aberto são obrigadas por lei a usar a contabilidade com base no regime de competência. As transações na contabilidade de exercício são registradas com relação à equação contábil, em que cada transação tem um lado de débito e um lado de crédito.
Quais são os três elementos básicos da contabilidade?
A equação contábil é composta por três elementos: ativos, passivos e patrimônio líquido. Ativos são coisas que a empresa possui e podem usar. Os ativos podem ser tangíveis, como itens de estoque, maquinário, construções e suprimentos, ou intangíveis, como patentes e direitos autorais. Dinheiro e instrumentos semelhantes a dinheiro, como saldos de contas bancárias, também são considerados ativos. Uma empresa também pode deter investimentos, que seriam considerados ativos de longo prazo.
Passivos são valores que o negócio deve a outras entidades. O negócio pode comprar estoque para revenda de crédito, por exemplo. O montante que eles devem ao seu fornecedor seria um passivo até que seja pago. Como o negócio paga aos funcionários e retém impostos dos contracheques, eles incorrerão em um passivo na forma de retenções de impostos devidos ao governo. A empresa pode contrair empréstimos ou linhas de crédito para pagar determinadas despesas. Esses saldos de empréstimos representariam passivos do negócio.
Equity é uma combinação de montantes investidos no negócio por proprietários ou acionistas e ganhos do negócio ao longo dos anos. Uma sociedade unipessoal, sociedade ou LLC pode começar com os membros da empresa, cada um colocar uma quantia em dinheiro em uma conta bancária para o negócio de usar. Uma corporação pode começar com um grande grupo de investidores reunindo dinheiro juntos. De qualquer maneira, esse investimento representa seu interesse de propriedade nos negócios e é chamado de patrimônio da empresa. À medida que o negócio opera, seus lucros e perdas aumentam ou diminuem o patrimônio.
Esses três elementos combinam-se na equação contábil, que afirma que os ativos são iguais aos passivos mais patrimônio líquido. Como em qualquer equação, os dois lados devem permanecer iguais. É este conceito que sustenta a necessidade de um débito e um lado de crédito para cada transação. Um aumento nos ativos sempre resultará em um aumento no passivo ou no patrimônio líquido ou uma diminuição em um ativo diferente que foi trocado. Por exemplo, se sua empresa compra estoques com dinheiro, a transação reduz o ativo em caixa para aumentar o ativo de estoque. Se, em vez disso, sua empresa comprar o inventário a crédito, sua empresa aumentou um passivo, contas a pagar, para aumentar a conta de inventário.
Por que a contabilidade é importante para os negócios?
Informações contábeis ajudam as pessoas a tomar decisões comerciais e financeiras. Sua confiança na exatidão e confiabilidade dessas informações é quase tão importante quanto os resultados financeiros reais da empresa. Portanto, é importante ter um sistema que capture com precisão as realidades das operações de uma empresa e sua situação financeira e relate as informações de boa fé. Existem muitos usuários de informações contábeis, cada um com diferentes preocupações sobre o negócio.
Os gerentes precisam ser capazes de prever os possíveis resultados de diferentes decisões de negócios. Os funcionários querem saber que o negócio continuará operando de maneira financeiramente estável. Os investidores querem saber como uma empresa utilizou seu dinheiro para obter lucro, e precisam ser capazes de comparar os negócios com outras empresas para avaliar as estratégias de investimento. Fornecedores e outros credores precisam saber sobre o desempenho financeiro de um negócio e se o negócio tem ativos suficientes ou se está usando muito crédito. Em um sentido amplo, esses usuários podem ser divididos em dois grupos básicos: interno e externo. Como resultado, a contabilidade tem dois ramos principais: gerencial e financeiro.
Contabilidade Financeira
A contabilidade financeira é o ramo da contabilidade que se concentra em relatórios padronizados para fornecer informações a usuários externos. As empresas de capital aberto, aquelas que oferecem suas ações para venda em várias bolsas, são obrigadas a preparar relatórios contábeis financeiros e arquivá-los junto à Securities and Exchange Commission para visualização pública. O Conselho de Normas de Contabilidade Financeira define os padrões que determinam como a contabilidade financeira é realizada. Esses princípios contábeis geralmente aceitos, ou GAAP, servem como uma estrutura para os contadores usarem ao decidir como mensurar e registrar informações financeiras.
O GAAP determina que as informações contábeis devem ter certas qualidades: relevância, materialidade, confiabilidade, compreensibilidade e comparabilidade. Informações relevantes são informações que influenciam a decisão em questão. Materialidade significa que algo é significativo o suficiente para ser notado. Por exemplo, uma empresa multimilionária pode não precisar se preocupar com relatórios precisos de uma transação de US $ 200, mas acha que uma transação de US $ 20.000 é material. Informações confiáveis são livres de erros ou manipulações. Compreensão significa que a informação é apresentada de forma clara e eficiente para evitar erros de interpretação. Finalmente, comparabilidade significa que as declarações são criadas e apresentadas seguindo os métodos contábeis aceitos no momento. Isso permite que os usuários comparem uma empresa a outra porque sabem que estão sendo informadas da mesma forma, de empresa para empresa.
Princípios Contábeis Fundamentais da Contabilidade Financeira
A contabilidade financeira é baseada em provisão e usa o GAAP como sua estrutura. De acordo com o GAAP, as receitas são equiparadas às despesas usadas para criá-las. A receita é considerada ganha quando a empresa entrega os bens ou serviços prestados, quer o dinheiro seja ou não trocado. As despesas são registradas da mesma forma quando os bens ou serviços são recebidos. Essas transações entram nos livros pelo seu custo histórico e não são reavaliadas mais tarde. O custo histórico é objetivo, enquanto a reavaliação seria subjetiva e deve ser evitada. Estes princípios orientam a criação das demonstrações financeiras.
As principais demonstrações financeiras
Na contabilidade financeira, cada ciclo contábil resulta em três principais demonstrações financeiras: a demonstração do resultado, o balanço patrimonial e a demonstração dos fluxos de caixa. A partir dessas três declarações, os usuários podem analisar uma ampla variedade de índices de desempenho para comparar facilmente um negócio a outro, mesmo quando os negócios são de tamanhos diferentes.
A demonstração de resultados mostra as várias contas de receita e despesa. A receita é apresentada primeiro. Se o estoque estiver envolvido, o custo das mercadorias vendidas é geralmente deduzido da receita primeiro, antes de passar para a categorização das despesas. O custo das mercadorias vendidas e as despesas são deduzidos da receita para obter lucro líquido ou a “linha inferior” da demonstração de resultados.
Um balanço segue a equação contábil. Ele mostra todas as contas de ativos de um lado e as contas de passivo e patrimônio do outro. Quando os livros são fechados no final de um período contábil, o lucro líquido é mostrado nas contas patrimoniais. Um balancete é preparado, ajustando os lançamentos no diário e, no final, um balanço é preparado onde os ativos são iguais à soma dos passivos e do patrimônio líquido.
A demonstração dos fluxos de caixa mostra para onde foi o dinheiro do negócio. Embora a contabilidade de exercício signifique que as transações são registradas quando as obrigações são cumpridas ou assumidas sem levar em conta o dinheiro, ainda é importante saber o que aconteceu com o caixa do negócio.A demonstração dos fluxos de caixa explica como o caixa entrou e saiu do negócio. Isso divide esses fluxos em diferentes tipos de atividades. Para uma análise mais clara, os fluxos de caixa das operações de negócios serão mostrados separadamente dos fluxos de caixa das atividades de investimento ou financiamento.
Contabilidade Gerencial
Por outro lado, a contabilidade gerencial é muito mais flexível. A gerência pode precisar ver informações de várias maneiras para avaliar uma decisão. Eles estão livres para usar qualquer formato de relatório que seja mais útil para eles. Os relatórios contábeis gerenciais não devem ser exibidos para usuários externos e, portanto, não são limitados pelo uso do GAAP.
A contabilidade gerencial é muitas vezes prospectiva e subjetiva. Os gerentes podem precisar fazer análises de custo-benefício, encontrar pontos de equilíbrio, examinar os custos do ciclo de vida ou dividir os relatórios em segmentos de negócios diferentes daqueles exigidos nos relatórios financeiros. O principal benefício da contabilidade gerencial, portanto, é a flexibilidade de manipular relatórios, de modo que eles sejam mais úteis para a decisão em questão. A natureza subjetiva desses relatórios desafia o GAAP, e é por isso que eles não devem ser exibidos para usuários externos.
Outros tipos de informações contábeis
Contabilidade fiscal e contabilidade sem fins lucrativos apresentam regras mais especializadas do que as discutidas aqui. Ao discutir a contabilidade tributária, você pode ouvir o termo "conciliando livro com imposto". Isso significa que o contador está explicando as diferenças entre o que é mostrado nos relatórios de contabilidade financeira e quais resultados aparecem na declaração de imposto. Isso ocorre porque os regulamentos GAAP e IRS do Financial Accounting Standards Board diferem em como certas transações são tratadas. Um exemplo é o tratamento das despesas com refeições. Embora você provavelmente reflita o custo total de uma refeição nos livros de sua empresa, o IRS só permitirá 50% das despesas na maioria dos casos. Sua reconciliação teria um item de linha mostrando a outra metade da despesa como explicação.
A contabilidade sem fins lucrativos é feita de uma maneira muito específica, porque as empresas sem fins lucrativos geralmente têm fundos alocados de maneiras muito específicas. Os emissores de subsídios podem ter restrições muito específicas sobre como o dinheiro pode ser usado. Por exemplo, um subsídio pode ser disponibilizado para ajudar as trabalhadoras com baixa qualificação a obter treinamento profissional. A organização sem fins lucrativos terá que mostrar que os fundos do subsídio foram usados na busca desse objetivo. Eles não podem usar esses fundos para outros projetos, ou terão que pagar os fundos de volta ao emissor. Da mesma forma, os doadores podem doar para um projeto específico e não para um fundo geral de uma organização sem fins lucrativos. Eles vão querer ver que as metas do projeto foram cumpridas. A contabilidade sem fins lucrativos separa dinheiro em vários "fundos" para realizar esse relatório.
Embora a definição de informações contábeis pareça simples, você pode ver rapidamente como o campo de contabilidade cresceu para incluir tantas especialidades. Há pessoas que trabalham em áreas abrangentes, mas muitas mais acabam em funções muito especializadas. Um indivíduo pode lidar apenas com contas a pagar, por exemplo, garantindo que a empresa pague suas contas a tempo para que as luzes permaneçam acesas e o estoque continue fluindo sem problemas. Outra pessoa pode decidir trabalhar apenas nas informações fiscais de uma empresa, garantindo a precisão dos relatórios e a conformidade com as regulamentações de todas as entidades fiscais, federais ou estaduais, renda, vendas ou imposto sobre a folha de pagamento. Uma coisa é certa: eles registrarão todas as informações sobre as transações da empresa e as usarão para denunciar a várias partes interessadas.
