A documentação é importante para qualquer implementação do sistema e um sistema de contabilidade não é uma exceção. A documentação geralmente é feita em papel ou on-line, com explicações de por que uma determinada decisão foi tomada em detrimento de outras. A documentação geralmente é padrão dentro de uma empresa e é feita da mesma maneira toda vez que um novo sistema é implementado, facilitando a leitura e a pesquisa de qualquer problema.
Solução de problemas
A importância de uma documentação do sistema de contabilidade é claramente visível quando algo dá errado e as pessoas precisam descobrir como corrigi-lo. Por exemplo: Um sistema de contas a pagar está adicionando um imposto estranho a determinados fornecedores. A maneira mais fácil de descobrir a causa desse problema é revisar a documentação para ver como o sistema foi configurado e por quê. Isso é crucial quando um sistema é colocado em uso pela primeira vez e as pessoas estão encontrando problemas inesperados. Talvez um relatório esteja pedindo informações que não existem. Examinar a documentação ajudaria a corrigir o problema mostrando onde essa informação é configurada no sistema.
Decisões
A documentação de um sistema contábil deve apresentar decisões à medida que um sistema é implementado. Muitos sistemas permitem muita flexibilidade e, juntamente com a flexibilidade, tomam decisões. Por exemplo, a documentação mostraria quem decidiu quantos dígitos uma conta deve ter e as razões pelas quais essa decisão foi tomada. Isso é muito importante quando uma empresa passa por grandes mudanças e a nova administração quer entender as decisões tomadas por pessoas que não estão mais lá. Talvez essas decisões fossem sábias; talvez não. Mas pelo menos há alguma documentação das decisões tomadas pela empresa.
Alterar
Quando um sistema precisa ser atualizado com uma nova versão ou um novo módulo, ter a documentação apropriada pode ajudar a tornar esse processo mais rápido. Isso é crucial se um programa de contabilidade foi projetado especificamente para uma empresa. Quaisquer detalhes técnicos são muito importantes quando se considera a compatibilidade com outro software e quaisquer alterações necessárias ao programa. Por exemplo, você pode precisar de um módulo de ativo fixo e deseja que esse módulo transfira informações para o razão geral. A documentação deve fornecer pistas sobre se você pode fazer isso e, em caso afirmativo, o que precisa ser feito. Normalmente, as pessoas da tecnologia da informação (TI) usam a documentação para obter informações técnicas.
Formato
Uma boa documentação para sistemas contábeis geralmente é uma combinação de fluxogramas e texto. Muitas vezes, um diagrama de dados mostra como um sistema foi desenvolvido e implementado melhor que o texto. Estes podem ser um pouco complicados de entender, portanto, certifique-se de que sua documentação tenha uma legenda para que você possa seguir os conceitos.
Outros formatos para documentação são na forma de questionários, onde perguntas específicas são feitas e respostas são documentadas. Com base nas respostas, relatórios e outros problemas do sistema de contabilidade são resolvidos. Muitas vezes a documentação possui fluxogramas e questionários.
Considerações
Muitas empresas documentam como e por que um determinado sistema contábil foi selecionado em vez de outros. Isso pode dar aos usuários uma boa idéia do que o pensamento era então, mesmo que nenhum dos tomadores de decisão esteja por perto para perguntas. Como a implementação do sistema pode ser cara, minutos de reuniões geralmente estão disponíveis para documentar o processo de decisão. Talvez o treinamento gratuito tenha sido oferecido por um fornecedor que era mais atraente do que o outro. Portanto, mesmo antes de uma implementação do sistema estar em andamento, a documentação deve estar disponível também.
