Os sistemas de informação contábil (AIS) revolucionaram a forma como os negócios são feitos em uma perspectiva global. Depois que as informações financeiras são inseridas no AIS, relatórios financeiros e declarações podem ser gerados em vários níveis de negócios para garantir a lucratividade.
Para que o software AIS apresente relatórios financeiros precisos e declarações, as informações contábeis devem ser inseridas no AIS de forma correta e eficiente.
Os fatos
Os sistemas de informação contábil (AIS) são tão bons quanto as informações inseridas no sistema. Embora o software AIS computadorizado tenha reduzido bastante as horas-homem necessárias para registrar e catalogar as informações contábeis, o software ainda deve ser examinado e mantido diariamente para registrar as transações financeiras.
Todas as transações financeiras têm três requisitos principais para garantir a contabilidade adequada das operações de negócios: pontualidade, precisão e validade. Se as transações financeiras não atenderem a essas diretrizes, as informações inseridas no software do AIS levarão a demonstrações financeiras preparadas de maneira inadequada e falha do AIS.
Pontualidade
Todas as transações financeiras devem ser oportunas; receitas e despesas relacionadas ocorrem no mesmo período, as faturas são registradas no mês em que são recebidas e as entradas de encerramento mensais são feitas antes do fechamento do período contábil no AIS.
Permitir que as informações financeiras sejam inseridas no AIS em diferentes períodos contábeis ou meses de calendário distorcerá os relatórios financeiros produzidos pelo AIS. Também criará demonstrações financeiras que não reflitam adequadamente as receitas e despesas que ocorreram durante o período contábil.
Precisão
Uma vez que as transações financeiras são recebidas em tempo hábil, elas devem ser inspecionadas quanto à precisão. Relatórios de custos de trabalho, desembolsos de caixa e recebimentos de caixa precisam ser revisados para garantir que os valores listados na documentação sejam precisos. A revisão de transações financeiras pode levar a uma revisão de outras funções contábeis, se erros consistentes forem cometidos.
Se informações imprecisas forem postadas no AIS, as reconciliações de contas precisarão ser realizadas para encontrar erros nas transações financeiras.
Validade
Medir transações financeiras para validade é um passo importante ao registrar informações no AIS. Os requisitos de validade são satisfeitos quando uma transação é determinada como precisa, confiável e relevante para as operações de negócios. As auditorias de firmas contábeis externas geralmente se concentram na validade das informações financeiras inseridas no AIS; O registro de informações inválidas é um erro crítico e será listado como uma deficiência contábil nos relatórios de auditoria.
Fluxo de trabalho contábil
As informações financeiras devem seguir as etapas apropriadas para atender aos requisitos de pontualidade, precisão e validade. Todo departamento de contabilidade deve ter um fluxo de trabalho para garantir que todas as transações financeiras possam ser inseridas no AIS e que os relatórios financeiros sejam executados antes do final do período contábil. Fluxos de trabalho eficientes também terão cada documento tratado apenas uma vez durante cada processo, eliminando o aumento do trabalho superando as transações financeiras.
Fraude intencional
Embora as transações financeiras possam atender aos requisitos contábeis de pontualidade, precisão e validade, algumas empresas envolvem-se em fraudes intencionais para promover a saúde financeira de sua empresa. O software AIS foi concebido como um registro computadorizado que é difícil de manipular, mas ainda pode ser feito. O uso de contas especiais que ocultam transações, criando entidades separadas para ocultar dívidas e usando auditores anteriores para projetar um AIS da empresa são todas formas de criar informações fraudulentas com um AIS.
