Um resumo executivo pode acompanhar qualquer tipo de relatório. É simplesmente uma consolidação dos detalhes importantes se o seu público não quiser ler todo o relatório em si. As diferenças estão nos detalhes mais sutis. Você deve ajustar o formato padrão para acomodar seu tópico e seu público. Se o seu público for militar, o Strategic Marketing Group avisa que apenas a Marinha produz mais de 500 milhões de páginas de documentação por ano. Manter isso em mente deve ser sua principal preocupação, pois o pessoal pode não ter muito tempo para gastar em suas páginas.
Organizando suas informações
Seu primeiro desafio é organizar as informações em seu relatório para que você possa incorporar as partes mais importantes em um documento muito mais curto - seu resumo. Examine o relatório completo e selecione as informações que deseja incluir no resumo. A ordem de apresentação deve ser semelhante à forma como as informações aparecem no próprio relatório. Inclua títulos em seu resumo que correspondam ou possam ser facilmente conectados às seções do seu relatório. Se o seu relatório não se presta a títulos, você pode fazer anotações em seu resumo ao escrevê-lo, orientando seu leitor para onde ele pode encontrar informações mais detalhadas. Você não deseja incluir dados específicos em seu resumo, mas o leitor deve poder encontrá-lo se quiser saber mais.
Escrevendo o resumo
O objetivo de um resumo é explicar o mais rapidamente possível todas as informações fundamentais que seu leitor precisa para tomar uma decisão em relação ao problema que você está abordando. Estruture seu resumo para que as informações mais importantes apareçam no começo. Isso deve incluir mencionar o propósito e o escopo do seu relatório e possivelmente sua conclusão também. Você pode não querer deixar seu público-alvo adivinhando até o último parágrafo do seu resumo. Dependendo do conteúdo do relatório, você pode seguir os procedimentos a serem implementados, a pesquisa que você fez, a análise, as opções e a decisão final. Mantenha seus parágrafos curtos, não mais do que sete ou oito frases, e dedique cada um a uma seção do seu relatório. Permaneça dentro de três páginas, a menos que você esteja resumindo um relatório técnico. Nesse caso, seu resumo pode ser de até 10% das páginas do seu relatório, mas se esse tempo for longo, é aceitável escrever dois resumos separados. Quanto mais tempo um pode lidar com problemas técnicos e um breve resumo de 3 páginas pode dar uma visão geral de todo o relatório. Não alterne entre o passado, o presente e o futuro - isso diminui a legibilidade.
Dirigindo-se a um público militar
O Strategic Marketing Group informa que o estilo de escrita padrão do Exército exige uma mensagem clara que promova a leitura rápida. Se o seu relatório envolver alguém em qualquer ramo das forças armadas, mantenha as frases do seu resumo sucintas e diretas. Evite declarar opiniões, como “Acho que isso funcionará porque X é igual a Z.” Você pode soltar seis palavras simplesmente dizendo “X é igual a Z”, em seguida, exponha seus fatos mais importantes e correlacione-os com os resultados esperados.
Tomar precauções
Considere seus leitores se você estiver discutindo assuntos militares. Se você é um membro das forças armadas e está escrevendo para uma entidade civil, certifique-se de não incluir informações confidenciais ou que violem a segurança. Se você estiver escrevendo seu relatório e um resumo para seu superior, os dois poderão passar por outras mãos antes de chegar à sua mesa, portanto, certifique-se de que todos os envolvidos estejam liberados para ler o que você escreveu.
