O cenário de negócios é agora baseado em projeto. Os projetos envolvem equipes multifuncionais e a diversidade de opiniões ajuda na inovação. O objetivo de muitos projetos de negócios é atender e superar as expectativas dos clientes. O gerenciamento integrado de projetos é o novo mantra de negócios, no qual o gerenciamento de projetos é um processo integral da execução do plano estratégico. Entender o processo de um ciclo de vida do projeto é crítico para todas as áreas de trabalho, pois se traduz em melhor eficiência.
Definição de projeto
As empresas geralmente dependem de “projetos” para satisfazer as necessidades dos clientes. Um “projeto” distingue-se das atividades da rotina diária e dos “programas” de longo prazo por certas características. Para ser chamada de “projeto”, uma tarefa deve ter um objetivo específico, deve ser um esforço único com uma vida útil estabelecida. Os projetos também têm especificações de desempenho e são limitados pelo tempo, dinheiro, mão de obra e outros recursos. Cada ciclo de vida do projeto é caracterizado por quatro estágios: o estágio de definição, o estágio de planejamento, o estágio de execução e o estágio de entrega.
Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento de projetos é o processo de planejar, programar e controlar projetos. Vários fatores levaram a uma ênfase crescente no gerenciamento eficiente de projetos. O aumento da concorrência global levou a ciclos de vida de produtos comprimidos. As empresas estão lidando com cenários mais curtos de desenvolvimento de produtos “time to market”. A explosão do conhecimento com redes de informação compartilhadas e maior foco no cliente contribuíram para uma maior complexidade na natureza dos projetos. Isso requer um gerenciamento eficiente de equipes de projeto multifuncionais. As empresas também estão realizando inúmeros projetos simultaneamente. Portanto, a alocação de recursos e o gerenciamento eficiente de projetos é de importância estratégica.
Planejamento
Planejar no contexto de um projeto envolve fornecer um roteiro para a execução adequada do projeto. O processo de planejamento envolve a definição do projeto, incluindo o resultado proposto do projeto. O processo de planejamento também envolve a definição clara das metas e objetivos do projeto, as especificações da qualidade, o orçamento e as estimativas de tempo e parâmetros de controle. Em suma, o estágio de planejamento é uma etapa para revisar e reafirmar os objetivos e diretrizes do projeto e resolver quaisquer problemas que possam prejudicar. Abordagens de contingência também são projetadas durante o processo de planejamento para evitar armadilhas. Idealmente, o processo de planejamento deve envolver todos os membros da equipe.
Agendamento
Agendar projetos envolve dividir o projeto em tarefas mais simples e claramente definidas. Isso também é conhecido como a "estrutura analítica do trabalho". Essa estrutura permite que os membros da equipe entendam um projeto complexo em termos de tarefas simples realizáveis. O agendamento também envolve a atribuição dessas tarefas ao pessoal relevante e o estabelecimento do tempo, dinheiro e outras restrições de recursos para cada tarefa. Por exemplo, se o projeto for organizar uma convenção, a estrutura analítica do projeto envolveria tarefas como reservar uma sala ou imprimir folhetos. Pessoas específicas são designadas para cada tarefa com tempo, dinheiro e restrições de qualidade.
Ao controle
A execução do projeto envolve lidar com eventos inesperados. Embora o estabelecimento de um plano claro e um processo de agendamento minimizem as ambigüidades, um controle cuidadoso deve ser exercido pelo gerente do projeto, a fim de manter os requisitos de tempo, qualidade e orçamento. Dois elementos do controle do projeto envolvem o estabelecimento e o alcance de marcos de projeto claramente definidos e a manutenção de linhas claras de comunicação. Os marcos ajudam no monitoramento do progresso, e a comunicação ajuda na supervisão e no aprimoramento do esforço da equipe.
