Criar um cronograma de projeto realista é um dos maiores desafios que um gerente de projetos enfrenta. Existem alguns problemas comuns com a programação do projeto que podem ser antecipados e evitados, dando a todos os envolvidos com o projeto mais confiança no cronograma.
Estimando a duração da tarefa
O problema mais básico e comum com o cronograma do projeto é estimar a duração de cada tarefa do projeto. A maioria das pessoas subestima quanto tempo algo levará a ser feito, resultando em um cronograma que reflete apenas um cenário otimizado. Para evitar isso, você pode adicionar tempo a cada tarefa se puder estimar quanto seu membro da equipe subestimou. (Muitas pessoas subestimam consistentemente em uma determinada porcentagem.) Ou você pode adicionar tempo de contingência como um item separado em sua programação. Embora isso às vezes seja visto como “preenchimento” de sua programação, é realmente uma maneira realista de tornar seu plano mais preciso.
Certifique-se de não perder nenhuma tarefa necessária do projeto. É fácil ignorar aqueles feitos por grupos fora da sua equipe de projeto ou aqueles que o especialista em assunto que faz a estimativa acha tão óbvios que não precisa mencioná-los.
Atribuindo Recursos
A maioria dos cronogramas do projeto é baseada na suposição de que a pessoa certa estará disponível exatamente quando necessário. Mas, a menos que sua organização tenha um bom método para atribuir pessoas a projetos, isso pode não acontecer. Sua agenda também precisa explicar de maneira realista quanto tempo cada membro da equipe pode gastar em seu projeto, considerando outros projetos, suporte operacional ou tarefas administrativas que eles precisam fazer.
Definindo a data de implementação
Em muitos casos, a administração ou algum fator externo definiu a data de implementação do projeto antes de desenvolver um cronograma. Você pode ser solicitado a reduzir o tempo planejado para algumas tarefas para atender à data final necessária. Você deve comunicar proativamente ao patrocinador do projeto qualquer risco envolvido em fazer essas alterações.
Gerenciando o Desconhecido
Eventos desconhecidos, como alterações no ambiente de negócios ou problemas com uma nova tecnologia, podem resultar em tarefas do projeto levando mais tempo do que o planejado. Ao identificar possíveis riscos no início do projeto, você poderá gerenciar melhor os possíveis problemas e, assim, reduzir o impacto deles em sua programação.
Gerenciando Mudança
Alterações no escopo do projeto, requisitos a serem cumpridos ou tecnologia sendo usada podem atrapalhar o cronograma do projeto. Esses tipos de mudanças devem passar por um processo formal de gerenciamento de mudanças do projeto, de modo que o patrocinador do projeto e os clientes possam concordar com quaisquer mudanças no cronograma, em vez de serem desagradavelmente surpreendidos por eles.
Estimando grandes projetos
Um grande projeto tem mais interdependências entre tarefas e entre grupos de trabalho ou indivíduos. Esse nível de complexidade dificulta a previsão do cronograma, que precisará incluir tempo para essa coordenação.
