Presidir uma reunião pode fazer ou quebrar sua ascensão ao topo de uma empresa ou seu nível de respeito como executivo. Presidir uma reunião não precisa ser estressante, pode ser divertido. É possível navegar tranquilamente na próxima reunião que você dirigir.
Envie um email antes da reunião, definindo a agenda desejada e os tópicos que serão abordados. Seja detalhado e específico sobre quanto tempo a reunião durará e onde acontecerá.
Chegue para a reunião 10 minutos antes de o resto dos participantes estar programado para isso. Leve o seu tempo colocando todos os documentos necessários, pegando uma xícara de café (ou outra bebida para evitar que sua garganta seque enquanto fala) e se posicionando na frente da sala.
Cumprimente todos ao entrarem na sala, apertando as mãos e fazendo contato visual. Direcione-os para assentos atribuídos, se necessário.
Indique alguém para fazer anotações ou minutos da reunião.
Abra a reunião com uma introdução rápida, em pé na frente da mesa, escritório ou sala de conferências em que a reunião está ocorrendo. Repasse os minutos da reunião anterior e peça aprovação. Depois de obter essa aprovação, responda a todas as perguntas sobre a agenda desse dia antes de prosseguir.
Comece o diálogo ou briefing sobre o primeiro tópico de negócios. Permitir que outros respondam, adicionem e discutam. Se as pessoas falam profusamente, peça-lhes que, por favor, respeitem os outros na sala e esperem para ilustrar verbalmente seu ponto.
Fique no controle. Quando as pessoas se desentendem sobre o tópico em questão, bem, mas com força, interpor para orientar todos de volta à questão central. Se você permitir que a conversa se desvie, ela refletirá sobre sua capacidade de presidir a reunião.
No final da reunião, levante-se e agradeça a todos por terem vindo. Lembre-os de quaisquer tarefas que tenham cometido também. Agite as mãos, se possível, quando as pessoas saírem da reunião.
