Você pode ter trabalhado duro na organização e ter recebido uma promoção ou duas ao longo do caminho. Mas junto com as responsabilidades aumentadas, vem a necessidade de realizar reuniões. Para que as reuniões atinjam seus objetivos, há certas coisas que você precisa fazer como líder da sessão. Leia para saber o que é preciso para ser um líder de reunião eficaz.
Preparar. Preparar. Preparar. Esta é a regra fundamental para qualquer pessoa responsável por executar uma reunião. Primeiro, conheça o assunto com frieza e seja capaz de responder a qualquer pergunta sobre ele. Segundo, prepare e circule uma agenda para a reunião que não apenas mostre o que será coberto e por quem, mas também indique quando a reunião começará e terminará. Em terceiro lugar, tente evitar surpresas verificando com os participantes da reunião antes da reunião para ter uma ideia de como eles podem abordar os itens da agenda.
Ser pontual. Todos são pressionados a fazer mais durante o dia de trabalho do que gostariam. Então não há nada mais agravante do que ter alguém te chamando para uma reunião e depois atrasar. Respeite o tempo das pessoas participando da reunião antes do prazo e inicie a reunião a tempo, mesmo que alguns participantes ainda não tenham chegado. Ao fazer isso, seu respeito pelo tempo dos participantes será recíproco.
Fique com a agenda e o tempo alocado para cada item. Quantas reuniões você assistiu onde grande parte da discussão não estava no ponto? A maioria dessas reuniões era muito menos eficaz do que se a pessoa que as administrava insistisse em permanecer na agenda. Como líder da reunião, você precisa ser forte sem ser rude.
Tente construir um consenso em torno do seu ponto de vista entre as pessoas presentes. Dito isto, é sempre aconselhável ouvir uma opinião contrária, porque, muitas vezes, você será persuadido a mudar de idéia quando refletir.
Acima de tudo, seja honesto. Mesmo que você avance com a execução de planos de acordo com o voto da maioria, o líder da reunião tem muitas oportunidades de expressar sua opinião, independentemente de ser compartilhado por outras pessoas.Ser honestos e francos são características que devem sempre ser demonstradas pela pessoa que conduz qualquer reunião. Você pode não conseguir o que quer, mas os participantes irão respeitá-lo por ser honesto.
