Informações confidenciais são qualquer parte dos dados que você deseja manter completamente privada, seja por motivos comerciais ou pessoais. Se você enviar informações confidenciais para outra parte, é uma ação arriscada. Você deve proteger a mensagem confidencial da mesma forma que protegeria qualquer coisa que acreditasse ter um valor alto.
Cenários Comuns
As empresas geralmente enviam informações confidenciais para outros associados de negócios ou colegas em relação a projetos altamente secretos. Um exemplo é se uma empresa está considerando uma fusão com outra, precisa comunicar o plano proposto e não quer que os concorrentes saibam ainda. Outro cenário comum em que uma parte tem que transmitir informações confidenciais é se um escritor de filmes deseja enviar um roteiro inédito para um diretor. Um empregador poderia enviar uma oferta de emprego confidencial a um candidato, ou o candidato poderia pedir para manter seu pedido privado. Em todos os três casos, é aconselhável compor uma carta de confidencialidade como um preâmbulo da informação incluída.
Por que uma carta de apresentação?
Quando você envia informações confidenciais, seja por e-mail ou por e-mail, corre o risco de ser interceptado por terceiros não autorizados. Mas mesmo que a informação alcance seu destinatário com segurança, você ainda corre o risco de negligência por parte do destinatário quando se trata de gerenciar as informações e mantê-las privadas. Você pode minimizar o risco compondo uma carta de apresentação que reforça seu desejo de total confidencialidade.
O que incluir
Um dos primeiros itens a incluir em uma carta de apresentação é o rótulo “Confidencial” ou “Pessoal e Confidencial” impresso em letras maiúsculas em negrito na parte superior ou diretamente acima do corpo da carta. Lembre o destinatário em termos gerais sobre o que a comunicação está em referência, como “a discussão que tivemos recentemente sobre o Projeto X.” Expresse claramente que todo conteúdo do que o destinatário está prestes a ler deve ser mantido em total confidencialidade - nenhuma parte deve visualizá-lo, exceto os destinatários nomeados explicitamente.
outras considerações
Antes de enviar um documento confidencial para outra parte em determinadas circunstâncias, é aconselhável que a pessoa analise e assine um acordo de confidencialidade (NDA) - especialmente se for um dado extremamente confidencial. O NDA define o que é incluído quando você se refere a informações confidenciais, as obrigações do destinatário e qualquer cronograma específico para manter as informações privadas. Reafirme os termos-chave do seu acordo de confidencialidade na sua carta de apresentação. Você também deve incluir uma cópia do NDA assinado diretamente atrás da carta de apresentação.
