Funções básicas de contabilidade não são apenas importantes habilidades para a vida; eles são essenciais para o gerenciamento adequado de um negócio. A manutenção cuidadosa dos registros é essencial para garantir a conformidade, podendo ilustrar o crescimento e o progresso ao longo do tempo e prestar contas aos investidores da empresa ou às instituições de empréstimo. É sempre importante saber quanto dinheiro foi gasto, para quê e quando. Ter essas informações em mãos e armazenadas de maneira organizada facilita que empresas e grupos saibam o que está funcionando financeiramente e o que pode ser necessário mudar para garantir melhorias no futuro.
Visão geral das funções de contabilidade
As três principais funções da contabilidade são:
- A coleta e o armazenamento de dados referentes às atividades financeiras de uma empresa. As informações são coletadas a partir de documentos originais, registradas primeiro em periódicos e postadas em livros, manualmente ou com o software de contabilidade.
- Fornecer informações que possam ser usadas para relatórios gerenciais, demonstrações financeiras, planejamento estratégico e tomada de decisões.
- Para fornecer controles que efetivamente, com eficiência e precisão registrem e processem dados.
Papel da contabilidade nos negócios
Contabilidade desempenha um papel crítico nos negócios. A manutenção abrangente de registros garante a capacidade de fornecer relatórios financeiros precisos, que podem ser necessários durante uma auditoria, para relatórios trimestrais para investidores ou instituições de empréstimo. Tudo, desde registros fiscais anuais ou trimestrais até auditorias e solicitações de crédito, provavelmente exigirão demonstrações financeiras detalhadas. É apenas pela manutenção de registros contábeis cuidadosos que essas informações podem estar prontamente disponíveis quando necessário.
Ser capaz de analisar aspectos da saúde financeira de uma empresa, como fluxo de caixa, lucratividade e empréstimos em aberto, é uma parte essencial da administração de uma empresa. Com essas informações em mãos, os gerentes ou proprietários podem determinar o que está funcionando para seus negócios e o que não funciona, bem como em quais áreas eles podem trabalhar para melhorar a saúde financeira geral da empresa no futuro.
Um tipo especial de contabilidade chamado contabilidade gerencial é particularmente útil para os líderes da empresa. Para a contabilidade gerencial, os contadores são encarregados especificamente de preparar relatórios financeiros que ajudarão os gerentes a tomar decisões importantes para orientar o futuro da empresa. Isso difere da contabilidade financeira em que os gerentes de contabilidade fornecem orientações sobre como administrar um negócio. Por outro lado, contadores financeiros fornecem relatórios que indicam quão bem o negócio está sendo executado. Em geral, tanto os gerentes quanto os contadores financeiros seguem as mesmas regras de ouro da contabilidade e devem aderir aos mesmos padrões do setor e princípios gerais de contabilidade.
Quais são as principais funções de um contador
Se você tem interesse em uma carreira no campo da contabilidade, talvez esteja se perguntando quais são as principais funções de um contador. Os contadores são essenciais para empresas de todos os tamanhos e tipos, pois são responsáveis pela coleta, precisão, registro, análise e geração de relatórios das informações financeiras de uma empresa. Às vezes, os contabilistas desempenham um papel administrativo, obtendo informações de documentos financeiros e inserindo-os em periódicos ou softwares de contabilidade. Em outros casos, os contadores atuam como consultores da empresa, analisando registros financeiros e sugerindo abordagens que a empresa pode adotar para economizar dinheiro ou estimular o crescimento. Empresas maiores podem ter departamentos contábeis inteiros, com funcionários que preenchem cada uma dessas funções. Em alguns casos, as pequenas empresas podem terceirizar seus contadores. Isso é possível porque as regras básicas de contabilidade não variam de indústria para indústria ou entre empresas.
Não importa o negócio, os contadores são geralmente encarregados de coletar, organizar e manter os registros financeiros da empresa. Uma parte importante dessa tarefa é garantir que os registros sejam compilados dentro dos limites da lei e de quaisquer regulamentações do setor. Para empresas com muitas filiais e contadores em cada uma delas, também é responsabilidade do contador garantir que os sistemas organizacionais e os padrões corporativos de contabilidade também sejam honrados. É importante, por uma questão de consistência, que toda a empresa mantenha seus registros da mesma maneira.
Contadores podem ser obrigados a preparar formulários fiscais em uma base trimestral ou anual, dependendo das necessidades do negócio. Dependendo do tamanho da empresa, alguém nessa função também pode assumir funções de recursos humanos e lidar com a distribuição de documentos fiscais de final de ano aos funcionários. Muitos departamentos de contabilidade também são responsáveis por preparar os salários do pessoal.
Se uma empresa usa Contadores Públicos Certificados externos, profissionais de impostos ou consultores financeiros, pode ser a função do contador da empresa interagir com esses contratados. O contador pode manter registros adicionais, organizar demonstrações financeiras necessárias antes das reuniões ou atuar como representante da empresa em reuniões com os contratados. Contadores também ajudam na tomada de decisões financeiras importantes.
Regras de Ouro da Contabilidade
Cada curso de estudo em contabilidade pedirá aos alunos que respondam à pergunta básica, quais são as regras de ouro da contabilidade? Existem três princípios principais ensinados e considerados as regras de ouro. Isso significa que eles são consistentes entre empresas e setores. Eles não mudam, independentemente dos detalhes de uma empresa.
Para entender as regras de ouro da contabilidade, você deve primeiro entender o sistema de escrituração dupla. Todas as transações financeiras, sob este sistema, por impacto de necessidade, pelo menos, duas contas do plano de contas. Por exemplo, se um cliente pagasse uma grande encomenda de camisetas que custam US $ 1.000, você debitaria a categoria de renda em US $ 1.000. No entanto, o montante anteriormente pendente para as camisas também teria sido listado em contas a receber. Portanto, um contador precisaria creditar essa categoria em US $ 1.000.
A primeira regra de ouro da contabilidade segue esse princípio e afirma que você sempre debita o recebedor e credita o doador em qualquer transação.Isso é verdade no caso de contas pessoais, que podem ser definidas como contas relativas a um indivíduo, empresa ou instituição. Por consistentemente seguindo este princípio, você deve sempre fazer duas entradas para cada transação financeira.
A segunda regra de ouro da contabilidade afirma que você deve debitar o que entra e creditar o que sai. Este é, em essência, o mesmo que a regra número um, mas não é usado para contas pessoais. Em vez disso, essa regra é válida no caso de contas reais que começam com um saldo devedor. As contas reais são contas patrimoniais, incluindo ativos como caixa, contas a receber e imóveis, contas de passivo, como contas a pagar e salários a pagar, e contas do patrimônio líquido, como ações ordinárias e lucros acumulados. Assim, no exemplo anterior, o contador debitava o dinheiro recebido. Se, por outro lado, a empresa gastasse dinheiro para comprar suprimentos, essa transação seria representada como um crédito para a empresa.
A terceira regra de ouro da contabilidade aplica-se a contas nominais, como as que envolvem capital. Eles podem incluir qualquer coisa relacionada a renda e despesa, como aluguel pago, descontos, dívidas incobráveis e comissões. A terceira regra afirma que você deve debitar todas as despesas e perdas e creditar todas as receitas e ganhos.
Os princípios da contabilidade
Se você deseja aprender sobre contabilidade, ou se deseja criar um sistema básico de contabilidade para sua pequena empresa, há alguns itens essenciais que você precisa se familiarizar. Tradicionalmente, a manutenção de registros financeiros era feita manualmente. O livro usado para rastrear transações financeiras é chamado de diário. Hoje, você pode preferir usar o software de contabilidade, mas o termo “periódico” ainda aparece com frequência, mesmo na contabilidade eletrônica. Além disso, os princípios básicos são os mesmos.
Uma transação é um evento financeiro que precisa ser documentado. Você acompanha o valor da transação junto com a data em que ocorreu, uma descrição e a conta que está debitando ou creditando.
Às vezes, uma empresa pode usar vários periódicos para rastrear transações relacionadas a contas diferentes. Por exemplo, um diário de recebimentos de caixa pode ser usado para organizar sua lista de dinheiro entrando, enquanto um diário de desembolso de caixa pode ser usado para registrar os fundos que saem. Um diário de desembolso de caixa é o mesmo que um registro de talão de cheques.
Para se preparar para uma auditoria em potencial e manter livros limpos, você deve sempre usar uma conta corrente separada ou cartão de crédito para transações comerciais. Misturar contas pessoais e corporativas não apenas torna a manutenção de registros mais complicada, mas também pode levantar bandeiras vermelhas durante uma auditoria.
Contabilidade depende de um plano de contas para o seu quadro. Essa lista de categorias de receitas e despesas inclui, por exemplo, ativos, passivos, patrimônio líquido do proprietário, receita, custo de produtos vendidos (não aplicável a uma empresa de serviços) e despesas operacionais. Outras contas de receita e despesa são adicionadas conforme necessário.
Ao acompanhar transações financeiras, cada transação deve ser categorizada de acordo com seu tipo. As demonstrações financeiras geralmente incluem apenas o total de cada categoria de conta, em vez de transações individuais. Um relatório financeiro mensal, trimestral ou anual, como o balanço, por exemplo, inclui o total de ativos, o passivo total e o patrimônio resultante.
Quando as demonstrações financeiras são preparadas, o estado da empresa é representado em um balanço. É como um instantâneo da saúde financeira de uma empresa em um determinado ponto no tempo. Os ativos são coisas tangíveis ou intangíveis que a empresa possui, como dinheiro, contas a receber (dinheiro devido ao negócio pelos clientes), investimentos, prédios, terrenos, equipamentos ou outros pertences. Por outro lado, as responsabilidades são o que a empresa deve a outros, como empréstimos, faturas de cartão de crédito ou hipotecas. Patrimônio líquido ou capital, a terceira categoria em um balanço patrimonial reflete os investimentos da empresa no negócio e qualquer lucro ou prejuízo para o negócio desde que começou. As três categorias devem equilibrar, de modo que os ativos devem ser iguais ao patrimônio do proprietário mais os passivos.
Outras categorias contábeis geralmente não são incluídas em relatórios de grande escala. No entanto, a receita, o custo das mercadorias vendidas e as despesas operacionais são registradas no razão geral do negócio, que consiste no saldo de todas as contas acompanhadas pela empresa. Renda ou receita são os recursos obtidos pelo negócio da venda de bens ou serviços. Se a empresa produz bens em vez de vender serviços, o custo do produto é registrado e é conhecido como o custo das mercadorias vendidas. As despesas operacionais, os custos de funcionamento dos negócios do dia-a-dia, também são registrados e incluem utilitários como calor e hidro para o escritório, serviços de internet ou aluguel, entre outros.
Além do balanço patrimonial, a demonstração de resultados ou demonstração de resultados (P & L) é uma demonstração financeira essencial que mostra a receita menos despesas com o resultado líquido resultante.
É vital ter um contador qualificado, não importa em que tipo de negócio você está ou qual indústria. Desde assuntos de conformidade e regulamentação até orientações diárias e de longo prazo, os contabilistas analisam os aspectos financeiros mais complicados de uma empresa e fornecem conselhos importantes. Contadores podem dizer o que está indo bem na sua empresa e alertá-lo sobre o que deve ser alterado para garantir o máximo crescimento. Todas as empresas devem priorizar a contabilidade, tenham apenas um funcionário dedicado, um contratado ou uma equipe inteira de gerentes e contadores financeiros.
