A maioria dos sistemas de contabilidade oferece relatórios de vencimento A / P (contas a pagar) para ajudar os gerentes a controlar os passivos atuais. Este relatório mostra o que uma empresa deve, para quem e por quanto tempo. Quando o dinheiro está apertado, é comum agendar pagamentos de contas de acordo com o vencimento e não pagar todas as contas ao mesmo tempo.
Significado
Um relatório de vencimento de A / P não apenas ajuda as empresas a gerenciar os fluxos de caixa, mas também permite que elas aproveitem os descontos de pagamento antecipado. Esse relatório popular contém informações detalhadas, que o gerenciamento pode usar para identificar erros e discrepâncias. O total em um relatório de vencimento geralmente representa o passivo total total de uma empresa e deve corresponder ao saldo a pagar no razão geral. Por exemplo, se um relatório de vencimento mostrar que $ 200 é devido, esse valor também deve estar no razão geral. Se não for esse o caso, a pesquisa é necessária para identificar problemas e corrigi-los.
Formatos
Os relatórios de vencimento podem ser preparados pelo fornecedor, datas da fatura, datas de pagamento e outros formatos. O estilo mais comum mostra os nomes dos fornecedores à direita e quatro colunas com o nome "dentro de 30 dias", "entre 30 e 60 dias", "entre 61 e 90 dias" e "mais de 90 dias". Os números são colocados dentro dessas colunas, dependendo de quanto tempo uma fatura é pendente.Normalmente, este relatório contém uma coluna "total" à direita, onde todos os números de coluna são adicionados e um passivo total é calculado
Análise
Além de garantir que as contas sejam pagas no prazo, os gerentes usam o relatório de vencimento do C / P para analisar os fluxos de caixa e como os passivos se correlacionam com estoques e custo das mercadorias vendidas. Os índices financeiros podem ser úteis na análise, como a relação "dias a pagar", que é calculada dividindo-se o valor médio das contas a pagar pelo custo das mercadorias vendidas por dia. Quando esse índice é muito baixo ou muito alto, é hora de analisar o envelhecimento e encontrar áreas que poderiam ser melhoradas.
Considerações
Para que relatórios antigos forneçam informações significativas, os dados inseridos no sistema de contas a pagar devem ser precisos. Certifique-se de que os períodos anteriores estejam fechados para impedir o lançamento de entradas para períodos incorretos no passado. Além disso, procure por duplicatas no arquivo mestre de contas a pagar, um problema comum nessa área, em que um fornecedor pode ter sido inserido mais de uma vez. Alguns sistemas permitem que os fornecedores sejam mesclados facilmente, corrigindo o problema de duplicação de registros. Use esta função, se disponível, porque a alternativa é transferir os dados manualmente, o que não é um processo eficiente.
