A assembleia geral anual (AGM) é uma reunião com os membros do conselho, acionistas, investidores e a alta administração para revisar as informações fiscais e cobrir as principais decisões e mudanças feitas ao longo do ano anterior. As atas da AGM são compiladas como um registro da reunião e contêm detalhes específicos sobre quaisquer decisões importantes tomadas na reunião e notas sobre os oficiais eleitos. As atas geralmente são anexadas a um apêndice de relatórios discutidos ou apresentados durante a reunião.
Digite o nome da sua organização, seguido de "Minutos Anuais da Assembleia Geral". Em seguida, digite a data e a hora completas em que a reunião foi iniciada e o local da reunião. O local precisará incluir o nome da sala de conferência e o local onde a reunião será realizada.
Escreva o preâmbulo. Use o numeral romano "I" seguido do termo PREÂMBULO para apresentar os participantes. Listar todos os membros presentes na reunião, começando pelo presidente. Em seguida, liste o vice-presidente, o tesoureiro, o secretário e os membros executivos presentes. Nomes completos ou primeiros nomes e sobrenomes podem ser usados para esta seção.
Listar observadores e desculpas. Se houver participantes presentes que não sejam oficiais ou membros do comitê, eles podem ser listados como um observador ou um pedido de desculpas. Se ninguém cair em nenhuma das categorias, indique "Nil" para cada uma.
Apresente as atas da reunião anterior. Use o numeral romano "II" seguido de MINUTOS DE REUNIÃO ANTERIOR para esta seção. Indicar quaisquer moções que foram movidas, destacadas e transportadas para a presente reunião.
Apresentar os relatórios da reunião. Comece esta seção usando o numeral romano "III" seguido de RELATÓRIOS. Listar os relatórios individualmente como itens de apêndice.
Registre o processo eleitoral. Use o numeral romano "IV" para indicar as eleições para os oficiais que retornaram, o presidente, vice-presidente, secretário, tesoureiro e quaisquer outros funcionários eleitos. Para cada candidato, você precisará incluir: a pessoa indicada; quem eles foram nomeados por; quem secundou a nomeação; e se o indicado recusou ou aceitou a indicação. O oficial eleito será então indicado como tal na ata.
Registre as eleições do oficial público. Se você estiver elegendo oficiais públicos, você precisará listar o nome do indicado e os indivíduos que nomearam e secundaram o oficial.
Aliste todas as moções aprovadas ou apresentadas na reunião. Uma moção é um voto a favor ou contra uma determinada política ou decisão, e pode ser apresentado durante o curso da reunião. Aliste qualquer uma dessas discussões nas atas e indique se a moção foi aprovada ou rejeitada.
Registre itens "Outros Negócios". Sob o numeral romano "V", liste e resuma quaisquer discussões ou eventos que ocorreram na reunião fora das eleições e apresentações. Uma lista com marcadores ou 2 a 3 frases sobre cada item é normalmente suficiente para revisão na próxima reunião.
Liste informações de apêndice e dados financeiros. A última seção das atas da AGA precisa listar os apêndices mencionados anteriormente nas atas e terminar com um resumo dos dados financeiros fornecidos pelo tesoureiro.
Dicas
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A AGM é normalmente realizada todos os anos para informar os membros das atividades do ano anterior e eleger funcionários e funcionários públicos para o ano seguinte. Cópias das Minutas da AGA podem ser distribuídas a todos os participantes logo após a reunião. O secretário pode precisar fornecer uma cópia das atas da AGO na próxima reunião para análise.
