A criação de um novo escritório de negócios é um momento empolgante na vida de um proprietário de empresa. No entanto, mudar para um espaço que sua empresa pode chamar de lar é uma oportunidade gratificante que vem com seu próprio conjunto de desafios. Para enfrentar essa tarefa de frente, crie um plano para garantir que a transição para o novo escritório seja executada sem problemas. Reserve algum tempo para criar uma nova lista de verificação da empresa que detalha todos os itens necessários para configurar seu novo espaço, para que ele esteja equipado para o primeiro dia de negócios.
Itens que você precisará
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Computador
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Software de planilhas
Encontre um espaço de escritório para alugar ou comprar. Selecione um local que seja grande o suficiente para caber sua equipe e qualquer equipe adicional, caso sua empresa expanda. Considere o espaço que inclui uma área de recepção, sala de reuniões, uma cozinha, uma sala de descanso para os funcionários e, mais importante, uma grande área de trabalho que pode acomodar mesas e equipamentos de escritório.
Use o software de planilhas para criar sua nova lista de verificação do escritório de negócios. Adicione as seguintes colunas: "fazer", "parte responsável", "custo projetado", "custo real", "data de vencimento" e "status". Coloque o título de cada coluna em negrito ou crie uma cor diferente de preto. Na seção "fazer", liste os itens necessários para o novo escritório e as coisas que precisam ser feitas antes da abertura do escritório. Crie as seguintes subcategorias na coluna de tarefas: preparação, equipamento, mobília, material de escritório, segurança e diversos. Faça-os ousados para que eles se destaquem. Deixe espaço após cada subcategoria para poder adicionar tarefas específicas, conforme necessário. Depois de ter uma planilha para sua lista, você pode começar a adicionar detalhes pertinentes.
Em "preparação", inclua tarefas como contratar movimentadores; notificar o pessoal do local do escritório e data de mudança; envio de mudança de cartões de endereço para clientes e fornecedores; registrando o negócio com diretórios locais e as Páginas Amarelas; contratação de uma equipe de limpeza; e ligando para instalar utilitários como gás e eletricidade, internet de alta velocidade e serviços telefônicos.
Na categoria "equipamento", adicione tarefas relacionadas à seleção e compra de computadores, impressoras, aparelhos de fax, fotocopiadoras, trituradores de papel, discos rígidos externos, scanners, protetores contra surtos, máquinas de café, microondas e refrigeradores (caso não estejam incluídos com o espaço). Adicione quaisquer máquinas ou eletrônicos especiais, equipamentos ou suprimentos necessários para administrar seu negócio específico. Os itens que você lista irão variar dependendo do tipo de negócio que você executa.
Liste os itens que você precisa para fornecer seu novo escritório de negócios sob a subcategoria "móveis". Incluir itens como mesas, cadeiras, sistemas de arquivamento e armazenamento, sofás, cestos de lixo, quadros de avisos e lâmpadas. Faça uma lista de materiais de escritório e inclua-os na subcategoria apropriada. Inclua itens como fita adesiva, papel de computador, grampeadores e grampos, canetas e lápis, bandejas de arquivo, calendários de mesa, porta-etiquetas, marcadores e pastas. Sob a categoria "segurança", inclua itens como extintores de incêndio, detectores de fumaça e monóxido de carbono e kits de primeiros socorros. Liste a quantidade que você precisa comprar para cada item.
Delegar tarefas entre você e sua equipe. Inclua seus nomes na seção "parte responsável" da planilha. Insira os custos projetados para cada item e atualize com os custos reais assim que um item for comprado ou concluído.
Dicas
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Obtenha um seguro para o seu negócio.
Crie um sistema para fazer backup de todos os arquivos de computador diariamente ou semanalmente. Trabalhe com a equipe para garantir que todos saibam e sigam esse procedimento.
