Como proprietário de uma empresa, é sua responsabilidade manter o controle de suas finanças e pagar impostos a tempo. Dependendo de suas preferências, você pode fazer sua própria contabilidade, contratar um profissional ou designar alguém em sua organização para lidar com esse trabalho. Não importa qual opção você escolha, aproveite o tempo para se familiarizar com os vários sistemas de contabilidade existentes. Certifique-se de ter uma compreensão clara das diferenças entre sistemas de entrada única e sistemas de entrada dupla, além de programas de software de contabilidade manuais e computadorizados.
O que é um sistema de contabilidade?
Existem diferentes tipos de sistemas contábeis, e cada um deles possui características distintas. No entanto, todos eles têm um propósito comum: gerenciar as atividades financeiras de um negócio, como receita, despesas e responsabilidades. Nesta era digital, a maioria dos contadores usa sistemas sofisticados com lembretes de pagamentos em atraso, recursos avançados de relatórios, backups automáticos de dados, serviços baseados em nuvem e muito mais.
Sem um sistema contábil, seria difícil preparar seus livros para relatórios mensais e anuais, acompanhar suas despesas diárias e avaliar o desempenho financeiro de sua empresa. Cálculos manuais são obsoletos e propensos a erros humanos. Sistemas de contabilidade informatizados, por outro lado, são precisos e tornam tudo muito mais fácil. Você ou sua equipe economizarão tempo e dinheiro, ao mesmo tempo em que evitam erros dispendiosos.
Esses programas podem manipular todos os tipos de informações contábeis e gerar relatórios detalhados. Você pode usá-los para calcular os salários pagos e a pagar aos funcionários, registrar as transações, verificar as taxas de rotatividade de crédito e processar dados relacionados a vendas, folha de pagamento, estoque e outros aspectos importantes do seu negócio. Alguns sistemas contábeis são projetados para pequenas empresas e freelancers, enquanto outros atraem grandes empresas, agências governamentais ou indústrias específicas.
Tipos de software de contabilidade
A escolha de um sistema de contabilidade depende do seu orçamento, preferências e tamanho da empresa. Os quatro principais tipos de sistemas de software financeiro incluem:
- Sistemas de entrada única
- Sistemas de dupla entrada
- Sistemas contábeis manuais
- Sistemas contábeis informatizados
Estes podem ser ainda divididos em várias outras categorias, como software de contabilidade em nuvem, software de contabilidade personalizada, software de planejamento de recursos empresariais, software comercial pronto para uso e muito mais. Os programas mais recentes têm capacidades de automação de marketing e vendas, agendamento ilimitado de faturas, módulos de folha de pagamento e outros recursos de ponta. Sua aplicação na contabilidade vai além de acompanhar suas operações financeiras diárias.
Sistemas de entrada única são a opção mais básica. Como o nome sugere, eles registram cada transação com uma única entrada no diário contábil. Esse método é fácil de usar e não requer treinamento em contabilidade. Apela a pequenas empresas com um baixo volume de atividade. A desvantagem é que ele é propenso a erros e não rastreia contas a receber, contas a pagar, passivos e muito mais.
A maioria dos tipos de sistemas de software financeiro hoje em dia, incluindo aqueles projetados para pequenas empresas, usa contabilidade de dupla entrada. Isso significa que todas as transações envolverão pelo menos duas contas, o que permite relatórios mais precisos e detecção pontual de erros.
Sistemas de contabilidade manual vs. informatizado
Ambos os tipos de sistemas contábeis são baseados nos mesmos princípios. Contabilidade manual, no entanto, é demorada e envolve mais papelada. Aqueles que o utilizam precisam preparar relatórios de demonstrações financeiras, calcular balancetes, registrar transações em registros físicos e assim por diante. Como tudo é feito manualmente, há um risco maior de erro humano.
Sistemas informatizados, por outro lado, registram transações financeiras eletronicamente e podem agilizar suas operações. Os usuários podem optar por visualizar dados em diferentes formatos, armazená-los na nuvem e acessá-los em qualquer lugar. Exemplos incluem FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero e ActivityHD.
Dependendo do seu nicho, você também pode optar por sistemas contábeis específicos do setor, como Sage 300 Construction e Real Estate, Abila MIP Fund Accounting ou Sage Fixed Assets. Muitos programas são especialmente projetados para unidades de saúde, empresas de manufatura, organizações sem fins lucrativos e outros tipos de organizações.
