As teleconferências são uma das maneiras pelas quais executivos e funcionários se reúnem para discutir negócios. Independentemente de estarem na mesma cidade ou espalhadas pelo mundo, as teleconferências possibilitam reunir todos em uma sala, em tempo real. Há várias etapas que você pode seguir para garantir uma conferência produtiva e informativa.
Agenda
Depois de estabelecer a hora e a data da conferência, você deve tomar as providências necessárias para se preparar para a reunião. Se você é o líder da conferência, preencha uma agenda para sua teleconferência e distribua-a aos participantes, bem antes da data agendada. A agenda da reunião deve incluir a data e a hora. É uma boa ideia incluir o fuso horário na sua agenda para as pessoas que podem estar fora da sua localização. A agenda também deve incluir o horário de início e término da reunião e uma breve descrição de cada tópico em ordem de prioridade, juntamente com os nomes dos indivíduos responsáveis e o tempo de colocação proposto para cada tópico. Se a conferência exigir qualquer preparação pré-reunião, liste claramente esses requisitos na agenda.
Conferência
Teste suas linhas para garantir que você tenha uma conexão ativa e clara. Se você estiver usando um telefone sem fio, verifique se o telefone está totalmente carregado antes da reunião. Chegue na conferência com pelo menos cinco minutos de antecedência.
Se você é um participante, você receberá um número de conferência do seu líder. Ligue para a linha de conferência. Você será solicitado a digitar o seu número de conferência. Depois de inserir o número, você será solicitado a dizer seu nome. Indique claramente o seu primeiro e último nome. Você pode ser obrigado a pressionar a tecla pound (#). Depois de concluir este processo, o sistema informará que você está participando da conferência e informará quantas pessoas estão participando. Se você chegou antes do líder, você será colocado em um modo de espera até que o líder chegue.
Introduções
Ouça antes de falar. Se o líder já chegou, mas ainda não iniciou a reunião, você pode ouvir uma conversa paralela sutil. Em uma voz agradável, diga olá e se apresente. Coloque o telefone no mudo até a reunião começar. Se você não tiver um botão mudo, use os recursos de bloqueio fornecidos pela linha de conferência.
Quando a reunião começar, seu líder fará uma chamada. Quando o líder chamar seu nome, reconheça sua presença de maneira clara e profissional, como "Sim, estou aqui" ou "Olá. Isso é …". O líder pode solicitar que você se identifique brevemente com os outros participantes. Em caso afirmativo, informe seu nome e forneça uma visão geral de 20 a 25 segundos do seu trabalho no que se refere à chamada. Seja breve, fale com clareza e permaneça profissional.
