Se escrever uma carta comercial parecer desanimador, pode ser útil saber que todas as cartas comerciais devem seguir um modelo básico. O modelo pode ser usado para praticamente qualquer situação de negócios e também pode ser usado em email.
Encontro
Comece sua carta escrevendo a data completa de sua carta a cerca de duas polegadas do topo, no lado esquerdo do papel. Nos Estados Unidos, as datas são sempre escritas como mês, data e ano: 23 de abril de 2009.
Endereços e saudação
Queda de uma linha a partir da data e colocar seu endereço em uma linha, sua cidade, estado e CEP na próxima linha, e seu endereço de e-mail na terceira linha. Selecione mais duas linhas e coloque o nome do destinatário na primeira linha, o título dela na próxima linha abaixo, o nome da empresa na terceira linha, o endereço da empresa abaixo e a cidade, estado e CEP da empresa abaixo. Comece sua carta com “Querido” e com a Sra. Ou o Sr. e o sobrenome da pessoa, a menos que você saiba que a pessoa usa outro honorífico, como o Dr. ou Rev., seguido por dois pontos. O topo da sua carta, abaixo da data, ficará assim:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Sra. Clara Wills Diretora de Recursos Humanos 456 Company Road Company, ST 67890
Prezada Sra. Wills:
Corpo
Para o corpo da sua carta, deixe cada parágrafo à esquerda justificado (mesmo com a margem esquerda) e deixe uma linha entre os parágrafos. A sua redação no corpo da carta deve ser profissional e objetiva: indicar claramente a natureza da carta, suas razões para enviá-la e o que você espera obter em resposta à carta. Separe cada ideia da carta em um parágrafo separado. Se você tiver mais de um pedido ou propósito para sua carta, declare-os em seu parágrafo introdutório e trate cada um deles integralmente, mas separadamente, nos parágrafos subseqüentes. Evite usar siglas ou abreviações, pois elas podem causar confusão: Soletre exatamente o que você está falando. Use a gramática e a ortografia corretas e sempre selecione SpellCheck sua carta antes de enviá-la.
Fechamento
Encerre sua carta comercial com “Atenciosamente” ou “Atenciosamente Atenciosamente”. Coloque quatro espaços em uma carta impressa e coloque seu nome completo. Entre no espaço entre o fechamento e seu nome. Em um email, coloque seu nome na próxima linha após o seu fechamento.
