Hoje em dia, qualquer um pode começar um negócio. Aumentar o seu negócio e alcançar o máximo desempenho é a parte mais difícil. Você e sua equipe precisam melhorar continuamente suas habilidades, aprender coisas novas e melhorar seu conhecimento. Não importa quão bom você seja no que faz, sempre há espaço para melhorias. É aí que entra a filosofia Kaizen. Também conhecido como Processo de Melhoria Contínua, esse conceito engloba uma série de práticas que visam aumentar o desempenho e a produtividade do trabalho. Pode ser aplicado em todas as áreas da vida, não apenas nos negócios.
O que é melhoria contínua?
O processo de melhoria contínua é baseado no Kaizen, uma filosofia japonesa segundo a qual pequenas mudanças positivas podem produzir grandes resultados. Esta palavra significa "_change para melhor "Nos negócios, refere-se às atividades e práticas que podem melhorar o desempenho e as operações de uma organização. A mentalidade Kaizen também é usada em coaching de vida, psicoterapia, educação e outras áreas.
As organizações tentam melhorar seus processos há décadas. Nos anos 80, as empresas japonesas tentaram implementar técnicas tradicionais de gestão de formas mais eficazes do que as empresas ocidentais. Seu sucesso internacional é uma prova viva de que o Kaizen funciona e que pode produzir melhorias significativas em todas as áreas de negócios. É assim que esta metodologia nasceu.
Empresas de todo o mundo usam o Kaizen para otimizar suas operações, identificar oportunidades e reduzir o desperdício. Alguns o implementam como um conjunto informal de diretrizes, enquanto outros o veem como uma prática formal. A melhoria contínua é frequentemente usada em conjunto com outras metodologias, como Scrum, Lean, Six Sigma e Kanban.
Dependendo das necessidades da sua empresa, você pode aplicar esse conceito em uma ou mais áreas de trabalho. Algumas empresas vêem isso como uma maneira de criar e sustentar uma cultura de melhoria contínua em pesquisa, atendimento ao cliente, desenvolvimento de produtos, gerenciamento e muito mais. Outros usam Kaizen para incentivar o trabalho em equipe e promover um ambiente de trabalho dinâmico.
Essa filosofia pode ajudar seu negócio a prosperar e fazer mais em menos tempo. Espere trabalhar melhor e mais rápido, fornecer produtos de maior qualidade e reduzir os custos em uma ampla variedade de produtos, serviços e sistemas. Pense no Kaizen como um processo gradual e interminável que pode aumentar o desempenho e a eficácia da sua empresa para que ele atinja seus objetivos.
Se você fizer uma pesquisa on-line rápida de "princípios e práticas kaizen pdf", "kaizen", "princípios de melhoria contínua" e outros termos semelhantes, obterá milhares de resultados. Este conceito tem estado sujeito a numerosos estudos, e muitos livros foram escritos sobre isso. "Criando uma cultura Kaizen, Kaizen: a chave para o sucesso competitivo do Japão" e "Métodos Toyota Kaizen" são apenas alguns dos dois a mencionar.
Os Princípios de Melhoria do Processo Kaizen
Kaizen é tanto uma filosofia de vida quanto um método científico que usa crenças e valores organizacionais, juntamente com o controle estatístico de qualidade para melhorar os processos de trabalho. Existem vários princípios de melhoria de processos Kaizen, que variam dependendo da fonte. Segundo alguns especialistas, estes incluem feedback, eficiência e evolução; o primeiro sendo a força motriz por trás dos outros dois.
Outros especialistas dizem que existem cinco, seis ou até mesmo dez princípios de melhoria de processos. No entanto, todos compartilham semelhanças e têm o mesmo objetivo: melhorar continuamente os processos de trabalho, serviços, produtos e outras áreas-chave de uma empresa. Vamos dar uma olhada mais de perto nos princípios Kaizen mais populares e como implementá-los em sua organização.
Nunca pare de melhorar
O processo de melhoria está em andamento e nunca termina. Fazendo gradualmente pequenas alterações para impulsionar seu fluxo de trabalho e produtividade, você reduzirá os riscos e alcançará mais a longo prazo.
Melhorias revolucionárias exigem mais mudanças e, portanto, envolvem custos mais altos e maiores riscos. Eles também tendem a consumir mais tempo. Aperfeiçoamentos graduais e contínuos, por outro lado, permitem que você aprimore constantemente suas práticas e obtenha resultados mais eficientes e precisos.
A Toyota, por exemplo, usou essa estratégia para se estabelecer como líder do setor. Em vez de empreender grandes projetos, seus funcionários foram incentivados a identificar os menores problemas, identificar suas causas subjacentes e tomar as medidas necessárias para corrigi-los.
De acordo com essa filosofia, concentrar-se demais nos processos e no modo de fazer as coisas pode prejudicar a criatividade e a inovação. Os gerentes e suas equipes devem se concentrar em melhorar. Isso pode ser feito identificando oportunidades ou problemas, analisando o processo e desenvolvendo um plano de ação.
Em seguida, é necessário implementar esse plano ou solução, acompanhar os resultados e ajustar seus esforços de acordo. Se tudo correr bem, padronize essa solução e implemente-a em toda a organização, seus processos e áreas relevantes.
Muitos proprietários de empresas ainda estão presos à velha mentalidade "é assim que sempre fizemos isso". Eles acreditam que, enquanto algo funciona, não há necessidade de alterá-lo de forma alguma - isso impede a inovação e a melhoria. Como líder, é importante que você desafie o status quo todos os dias.
Digamos que seus funcionários usem o mesmo software de gerenciamento de estoque há anos. Você continua dizendo a si mesmo que, como esses programas funcionaram bem por tanto tempo, por que você gastaria mais com o software mais recente? Afinal, seus funcionários estão sendo pagos pelo tempo e pelos esforços.
A verdade é que sua equipe pode ser capaz de fazer mais em menos tempo, obter melhores resultados e evitar erros dispendiosos ao mudar para um programa moderno de gerenciamento de estoque. Eles trabalharão com mais eficiência e precisão, se sentirão menos estressados e acompanharão as tendências em constante mudança do setor. Eles não precisarão mais escrever relatórios diários e enviar e-mails para frente e para trás, verificar erros manualmente e passar horas corrigindo quaisquer problemas que possam surgir.
Lembre-se, o principal objetivo da melhoria contínua é identificar, reduzir e eliminar processos sub-ótimos. Isso inclui como seus funcionários trabalham e gerenciam suas tarefas do dia-a-dia.
Pessoas, seu ativo mais valioso
O processo de melhoria contínua gira em torno das atividades de trabalho em equipe. Ele enfatiza o fato de que os funcionários são o bem mais valioso de uma empresa e que suas ideias são valiosas. Os funcionários motivados se orgulham de seu trabalho, esforçam-se para fazer o melhor e ter satisfação em suas realizações.
Em uma pesquisa de 2015, 17% dos trabalhadores dos EUA disseram que estavam ativamente desligados. Mais da metade relatou não estar envolvida. Apenas 32% dos entrevistados estavam envolvidos no local de trabalho.
Funcionários engajados são mais propensos a inovar e experimentar novos processos. Eles também tendem a ficar mais tempo com uma empresa e trabalhar de forma mais eficiente. O método Kaizen coloca as pessoas ativamente engajadas e estimula sua criatividade, o que pode melhorar os resultados financeiros de sua organização.
Meça os resultados
Com um sistema de avaliação, é difícil dizer o quão bom é um processo. Não é suficiente fazer pequenas alterações e focar na melhoria. Você também precisa medir os resultados de seus esforços e ajustar suas operações de acordo.
Use dados para determinar o que funciona e o que não funciona. Se seus esforços foram bem-sucedidos, implemente-os em uma escala mais ampla e continue acompanhando os resultados. No momento em que algo parar de funcionar como deveria, você deve começar tudo de novo. Identifique a causa raiz do problema, faça um brainstorming e implemente soluções em pequena escala e depois avalie o desempenho e a eficácia de cada processo.
A melhoria contínua funciona melhor em organizações com objetivos de longo prazo. Capacite todos a participarem desse processo, desde a gerência até os departamentos de RH e vendas. Incentive seus funcionários a compartilhar suas ideias e sugerir mudanças. Deixe de lado o perfeccionismo e continue a procurar áreas que possam ser melhoradas.
