Apresentar-se cara a cara é simples, pois há uma convenção estabelecida a seguir. Invariavelmente, você apertará a mão de seu novo conhecido e lhe dirá seu nome. Chegar por e-mail é mais difícil. Qual é a saudação apropriada? Quão formal você deveria ser? Como acontece com qualquer comunicação empresarial, há certas regras que você deve seguir para manter sua mensagem profissional.
Crie uma linha de assunto atraente
Como sua mensagem pode competir com outras 500 pessoas na caixa de entrada do destinatário, você precisará criar uma linha de assunto que incentivará o destinatário a abrir seu e-mail. Mencione aqui que alguém se referiu a você - “Jennifer Williams sugeriu que eu entrasse em contato com você” - já que a familiaridade pode estimular sua perspectiva a clicar. Ou você pode mencionar o propósito do seu email. "Perguntando sobre seus serviços de catering" deve atrair o destinatário para clicar. Mantenha a linha de assunto com menos de 30 caracteres, de modo que seja legível em um smartphone.
Use uma saudação formal
E-mail é reconhecido como um método de comunicação menos formal do que cartas comerciais e você pode ficar tentado a falar informalmente com seu destinatário, por exemplo, "Oi David". Isso é bom se você conhece a pessoa ou ele trabalha em uma indústria informal, mas não é apropriado se você estiver enviando e-mails para alguém em um setor conservador como finanças ou governo. Em caso de dúvida, "Caro Sr. Matterson", ou simplesmente "Sr. Matterson ”vai funcionar muito bem.
Apresente-se
Dê seu nome, cargo e outros detalhes que serão relevantes para o destinatário. Esta é a sua oportunidade de fazer uma conexão humana com o destinatário, por exemplo, mencionando uma escola, local de trabalho ou indústria que você tenha em comum. Por exemplo, você pode escrever: “Meu nome é Sonia Jindal. Eu sou uma aluna da UCLA que trabalha com design gráfico. ”Mencionar um conhecido em comum é uma vantagem, já que o destinatário pode ser mais receptivo se você for encaminhado por alguém que ela conheça e confie.
Explique o que você quer
Explique por que você está escrevendo. Mantenha sua mensagem clara e concisa para evitar mal-entendidos. "Eu trabalho para a empresa ABC e adoraria contar sobre um evento que estamos lançando" é melhor do que "notícias empolgantes sobre nosso novo evento". Inclua uma frase de chamariz clara dizendo ao destinatário o que gostaria de acontecer Próximo. Para agendar uma ligação de acompanhamento, por exemplo, você pode escrever: "Gostaria de marcar uma ligação para discutir o assunto, pois há um grande potencial para colaborarmos. A segunda-feira à tarde funcionaria para você?
Fim com gratidão
Agradeça ao destinatário pelo seu tempo e atenção. E-mails que terminam em gratidão recebem um aumento de 36% nas taxas médias de resposta. Boas opções incluem "obrigado antecipadamente", "muito obrigado pelo seu tempo" ou simplesmente "obrigado". Assine com seu nome e detalhes de contato.
Não se esqueça de editar
Certifique-se de revisar seu e-mail antes de enviá-lo. Você tem apenas uma chance para causar uma primeira impressão, e erros de ortografia podem fazer você parecer pouco profissional. Certifique-se de que sua gramática esteja bem e que você use frases completas e escrita formal, em vez de usar abreviações e expressões que você pode usar com amigos, mas não com um chefe.
Ele pode ajudar a imprimir a carta e lê-la em voz alta e, se tiver alguém por perto, peça a um amigo ou parente para ler o que você escreveu também.
