Uma Solicitação de proposta, também conhecida como RFP, é um documento criado quando você precisa adquirir novos produtos ou serviços para sua empresa. Uma RFP explicita suas necessidades específicas para fornecedores em potencial e os convida a enviar propostas para análise, permitindo que você escolha o fornecedor que pode fornecer o melhor nível de serviço para sua empresa dentro do orçamento permitido. Embora não haja um formato padronizado para redigir RFPs, essas instruções passo a passo ajudarão você a criar uma RFP efetiva e clara para qualquer necessidade comercial.
Itens que você precisará
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Computador com programa de processamento de texto
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Impressora (para mailing)
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Papel (para mailing)
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Envelopes / postagem (para envio)
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Acesso à Internet (por email)
Determine suas necessidades. Você quer gastar algum tempo determinando exatamente o que você está pedindo e quanto você está disposto a pagar por isso. Uma RFP abrangerá tanto os “necessários para ter” (seus requisitos) quanto os “bons para os que têm” (seus desejos), mas certifique-se de identificar o que um fornecedor deve fornecer ou fornecer para conquistar seus negócios.. Essa é uma parte essencial do processo. Se você não conseguir definir claramente suas necessidades, não receberá propostas que abordem essas necessidades.
Rascunhe um esboço. Novamente, embora não haja regras rígidas e rápidas sobre como compor uma RFP, forneça as informações mais precisas e específicas possíveis. No mínimo, você provavelmente se verá usando cabeçalhos de seção que incluem uma introdução (não apenas uma introdução à sua empresa, mas também ao projeto / necessidade e como você gostaria de ver essa necessidade), requisitos (o “para os que têm”), os critérios de seleção que você usará para determinar a quem você concederá a oferta, o orçamento (quanto você está disposto a gastar) e os cronogramas (a rapidez com que você precisa fazer isso). Você pode descobrir que adicionará ou subtrairá seções, conforme necessário para sua RFP específica, ou até mesmo adicionará subseções para informações extras que um fornecedor precisaria saber antes da licitação.
Cumpra sua seção de requisitos. Esta é geralmente a seção mais longa e a que requer mais atenção. Certifique-se de especificar o que precisa ser feito, e não como você precisa, a menos que o processo seja uma parte específica e essencial do projeto. Além disso, use palavras claras para diferenciar entre o que você precisa ter (use o que deve, o que é necessário e o que é obrigatório) e o que é bom para o que tem (pode, pode e opcional).
Escreva sua RFP. Você pode pesquisar on-line para exemplos de RFPs se estiver tendo bloqueio de escritor.
Marque a ortografia e revise sua RFP. Em alguns setores, um ponto decimal errado pode fazer uma grande diferença.
Distribua sua RFP. Você pode enviá-lo por e-mail ou por e-mail a possíveis fornecedores com os quais esteja familiarizado ou disponibilizá-lo de outras maneiras, como colocá-lo no site da sua empresa.
Selecione seu lance vencedor.
Dicas
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Prepare o seu RFP 8 a 10 semanas antes de precisar do projeto ou serviço. Isso permite que as propostas filtrem e tomem a melhor decisão possível.
Decida antecipadamente quais critérios de seleção você usará para determinar o lance vencedor. Todas as empresas têm força diferente e adaptam sua proposta para jogar com esses pontos fortes. Você está procurando o melhor preço, o fornecedor mais experiente ou o tempo de resposta mais rápido?
Você pode exigir que os fornecedores preparem suas propostas de um modo ou formato específico, mas informe a eles essa exigência na RFP.
Aviso
O fornecedor geralmente paga para preparar sua própria proposta / oferta como uma prática comum na maioria das indústrias. No entanto, você pode querer soletrar isso claramente em sua RFP.
