Cada pedido de proposta deve incluir uma carta de apresentação, mesmo que o seu lance contenha um resumo executivo. Cada um serve a um propósito diferente, e eles trabalham juntos não apenas para criar uma boa impressão, mas também para provar que você entende tanto o cliente quanto os requisitos do trabalho. No entanto, como uma carta de apresentação deve mostrar que você entende os principais requisitos do cliente sem se tornar uma mini-proposta, algumas pessoas acham que é mais difícil escrever.
Definir o tom certo
Seu relacionamento com o cliente em potencial e às vezes instruções no kit de RFP determina se a carta deve assumir um tom formal ou pessoal. Contanto que você seja sincero e sincero, as cartas personalizadas em que você elogia e agradece ao cliente muitas vezes são as mais eficazes. Por exemplo, inclua declarações como “Quero aproveitar esta oportunidade para agradecer por toda a sua ajuda” e “sua ajuda e orientação se mostraram inestimáveis” no corpo da carta.
Formato e Estilo
Usando papel timbrado e um formato de carta comercial, divida a carta em três seções: uma introdução, um corpo e um breve parágrafo de fechamento. Use uma fonte serifada, como Garamond, Georgia ou Times New Roman, já que muitas pessoas acham as fontes serif mais fáceis de ler. Limite sua carta de apresentação a não mais do que uma ou duas páginas.
A abertura
Abra a carta de apresentação com uma breve declaração de abertura relevante, como “Fechado é a proposta que lhe prometi” ou “Gostei de falar com você sobre o seu projeto de proposta.” Siga isso com um parágrafo em que você comunica compreensão completa requisitos que orientam a RFP. Diga ao leitor se a proposta inclui algum anexo e, se houver, destaque brevemente o conteúdo e conclua a introdução especificando o período de tempo em que a cotação de preço é válida.
O corpo
Inclua todas as informações necessárias, como histórico da empresa, qualificações ou referências que a RFP possa solicitar no corpo da carta. Concentre o restante da carta no endereçamento de até quatro principais necessidades do cliente. Por exemplo, use marcadores para resumir como seu produto ou serviço atenderá às necessidades mais importantes do cliente. Em seguida, expanda cada ponto nos parágrafos restantes.
The Close
No parágrafo de fechamento, certifique-se de fornecer informações completas para a pessoa do ponto de contato, incluindo nome, cargo, endereço, número de telefone, número de fax e endereço de e-mail. Inclua um "próximo passo" ou uma frase de chamariz, como "Eu entrarei em contato com você ainda esta semana para responder a quaisquer perguntas que você possa ter" ou "Eu ligo para você na próxima semana para discutir essa proposta" Termine com uma expressão educada e seu nome e título.
