Um empresário abre uma empresa, contrata funcionários, vende produtos para os clientes e paga as contas. Mas, está fazendo algum lucro? A conta bancária terá dinheiro suficiente para pagar todas as contas? Há matéria-prima suficiente em estoque para atender à demanda pelos produtos? O proprietário não sabe, porque ele não tem nenhum tipo de sistema de relatórios que diga a ele o que está acontecendo em seu negócio. É aqui que um sistema de informações gerenciais se torna essencial.
Dicas
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Um sistema de informações de gerenciamento fornece os dados para identificar áreas que não funcionam e leva a uma melhor produtividade e eficiência de negócios, melhor tomada de decisões, melhor comunicação e melhores dados e melhor conhecimento das necessidades dos clientes.
O que é um sistema de informações gerenciais?
Os guarda-livros preparam os registros para impostos, credores e acionistas. Mas esse tipo de informação não é particularmente útil para fins de gerenciamento.
Um sistema de informações gerenciais fornece as informações que os gerentes precisam para ter uma ideia do desempenho de seus negócios. Esses sistemas coletam dados sobre diferentes áreas de uma empresa, como:
- Recursos humanos
- Vendas e Marketing
- Controle de inventário
- Lucros
- Despesas
- Dívidas
- Fluxos de Documento
- Impostos
- Saldos em dinheiro
- Contas recebíveis
- Contas a pagar
Que tipo de dados é fornecido por um MIS?
O MIS vai além do relatório padrão preparado pelos contadores. Os proprietários precisam ter informações mais específicas, como os exemplos a seguir:
- Quantas contas a receber vencem?
- Qual é o lucro bruto dos widgets azuis da empresa?
- Quantos dias foram perdidos por causa das doenças dos funcionários?
- Quanto dinheiro está na conta bancária da empresa?
- Qual é a quantidade de pedidos aguardando envio?
- Quanto foram as vendas na semana passada ou no mês passado?
Esse é o tipo de informação que os gerentes desejam executar seus negócios. Eles precisam de informações que identifiquem quaisquer áreas problemáticas que requerem atenção. As áreas problemáticas são aquelas em que o desempenho real se desviou do nível esperado e precisam de ações corretivas para colocá-las de volta no curso.
Os relatórios da MIS são organizados para que os gerentes possam avaliar facilmente vários aspectos do desempenho de uma empresa. Os gerentes especificam as métricas que desejam ver regularmente. É como olhar para os instrumentos e medidores no painel de um carro, mas esses medidores da MIS estão alinhados na frente da mesa.
Quais são os benefícios de um MIS?
Não ter um MIS efetivo e funcional deixa os gerentes adivinhando no escuro. Os funcionários estão ocupados em seus dias de trabalho sem direção ou propósito. Um sistema de informações gerenciais fornece os dados para identificar áreas que não funcionam e leva aos seguintes benefícios:
Ajuda a alcançar um maior nível de eficiência: Os gerentes têm as informações necessárias para identificar os pontos fortes e fracos de uma empresa.
Melhora a qualidade das decisões: A melhor disponibilidade de informações reduz a incerteza e permite que os gerentes tomem decisões mais racionais com base em dados confiáveis.
Promove melhor comunicação entre departamentos em um local de trabalho: Quando gerentes, chefes de departamento e funcionários compartilham as mesmas informações, há uma melhor comunicação entre eles para identificar áreas problemáticas e encontrar soluções mutuamente aceitáveis.
Fornece uma plataforma para explorar diferentes cenários para várias alternativas e ambientes econômicos: A administração é capaz de explorar várias alternativas para ver os possíveis resultados antes de tomar decisões e compromissos.
Melhora a produtividade dos funcionários: Os funcionários são mais produtivos porque não precisam gastar tempo reunindo os dados que a gerência deseja. Um MIS bem projetado reunirá todos os dados sem mais informações dos funcionários.
Fortalece a vantagem competitiva de uma empresa: A execução de um negócio mais eficiente, reduzindo e eliminando as fraquezas e as áreas de má execução, aumenta a vantagem competitiva de uma empresa sobre seus concorrentes.
Revela mais dados sobre os clientes: Com mais dados sobre as necessidades dos clientes, a gerência é mais capaz de melhorar o atendimento ao cliente e projetar campanhas de marketing e promocionais mais eficazes.
Um sistema de informações gerenciais é essencial para qualquer pequeno empresário que tenha interesse em melhorar o desempenho de sua empresa. Sem um bom MIS, os gerentes estão gerenciando por tentativa e erro, em vez de tomar decisões inteligentes com base em uma análise cuidadosa dos dados.
