Não importa o tipo de negócio que você possui, você deve entender o que é necessário para administrar um escritório e preparar um orçamento dentro de um intervalo que não exceda as receitas do negócio. Um orçamento básico deve incluir apenas as despesas absolutamente necessárias para administrar o negócio. À medida que as receitas aumentam, você pode ajustar o orçamento de acordo.
Itens que você precisará
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Lista de despesas
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Software de orçamento, como o Quicken ou software de computação, como o Microsoft Excel ou um livro contábil
Com base no orçamento anual da empresa, determine um orçamento total razoável para o escritório - geralmente dentro de 10 a 15% do orçamento anual de negócios.
Reserve um tempo para pensar no que é absolutamente necessário para administrar seus negócios - por exemplo, serviços públicos (eletricidade, telefone, Internet, água, gás) ou material de escritório (canetas, lápis, blocos de anotações, papel de cópia, grampeador, fita, tinta de impressora, suprimentos de correspondência, arquivamento de suprimentos). Dependendo da sua linha de negócios, você pode precisar de equipamentos ou suprimentos especializados.
Estimar o custo médio mensal de todas as utilidades e quantidades de materiais de escritório (ou seja, um caso de papel de cópia por mês). Faça uma pesquisa sobre os fornecedores de serviços públicos ou suprimentos de escritório para obter o preço mais econômico e peça que enviem cotações.
Multiplique o custo dos itens vezes a quantidade mensal para obter o custo mensal total por item. Adicione os custos mensais totais para obter um orçamento mensal total. Multiplique o orçamento mensal total por 12 (por 12 meses) para obter um orçamento anual para o escritório.
Compare o total com a estimativa original (determinada no Passo 1). Se o total for menor, não ajuste a estimativa - permita-se uma "margem de manobra" para despesas imprevistas ou maiores do que o previsto. Se o total for maior, analise novamente o orçamento proposto. Considere a possibilidade de eliminar despesas que não são absolutamente necessárias, diminuir a quantidade de suprimentos necessários ou fazer mais pesquisas sobre fornecedores.
Se o orçamento total não for ajustável e incluir apenas as despesas necessárias, ajuste sua estimativa para o novo total e tente cortar outras áreas para manter um orçamento equilibrado para sua empresa.
Dicas
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Os orçamentos devem ser ativamente gerenciados. Considere equilibrar o orçamento mensalmente. O monitoramento regular do orçamento evita o excesso de orçamento consistente e permite tempo para realocar fundos quando necessário. Avalie o orçamento trimestralmente para planejar ajustes em larga escala ou incluir novos itens.
Aviso
Se você precisar gastar mais em um item, lembre-se de que ele deve ser reajustado mais tarde ou gasto em outro item reduzido, para manter o orçamento equilibrado. Se você acabar gastando menos em um item, tente usá-lo como um novo padrão para economizar dinheiro a longo prazo.
