Um administrador de subsídios é responsável por supervisionar as propostas de concessão, monitorar os fundos do subsídio e garantir que todas as atividades de concessão estejam em conformidade com o contrato. O administrador deve estar familiarizado com todos os prazos e resultados mensuráveis e produzir correspondência, criar relatórios e manter registros para provar que todas as condições da concessão estão sendo atendidas. Coleta de dados, entrada de dados e análise fazem parte do processo. A administração de subvenções é uma atividade profissional que requer cuidadosa atenção aos detalhes e conhecimentos técnicos.
Organizar
Recolher e organizar a proposta de subvenção, todos os materiais colaterais e subsequente correspondência relacionada com o prémio. Use as seções de concessão como ponto de partida para organização, com um arquivo para cada resultado mensurável, por exemplo. Arquive todos os dados coletados de acordo com o resultado a que se refere, para que as informações estejam prontamente disponíveis quando chegar o momento de fazer relatórios mensais ou de final de ano. Há muita papelada envolvida na administração adequada de um subsídio e isso precisa ser cuidadosamente organizado.
Identifique e envie os formulários necessários na forma e no prazo especificados pelo contrato. Criar uma lista de verificação e cronologia no início do processo ajudará a garantir a conformidade.
Determinar e implementar sistemas de coleta de dados necessários para satisfazer os termos da concessão. Cada resultado mensurável especificado na concessão deve ser comprovado com documentação. Por exemplo, se você prometeu inscrever 50 alunos, deverá ter formulários de inscrição e folhas de inscrição em formato escrito.
Monitore os orçamentos: acompanhe os gastos para garantir que as compras e as despesas sejam feitas de acordo com os itens de linha do orçamento e publique relatórios periodicamente sobre os gastos, para que os funcionários saibam onde estão com relação às limitações de compras e orçamentos.
Obter aprovação para modificações de concessão, conforme permitido pelos termos do contrato, à medida que o período de concessão progride e a necessidade de alterações se torna aparente. Quaisquer alterações nos termos da concessão devem ser aprovadas pelo diretor executivo da organização.
Monitore o progresso em direção a metas e resultados prometidos e sugira mudanças se elas não estiverem sendo atendidas. Se as metas de frequência não estiverem sendo atendidas, por exemplo, o funcionário responsável pelo recrutamento precisa ser avisado para tomar medidas corretivas.
Dicas
-
Escreva o salário do administrador no subsídio como um item de linha no orçamento. Se o administrador estiver lidando com mais de uma concessão, anote-as como uma porcentagem do tempo necessário para administrar cada concessão.
Aviso
Não cometa o erro de esperar que a equipe existente encontre tempo para administrar uma quantia considerável. Conceder prêmios de US $ 100.000 e mais exige muito tempo e experiência para garantir que a conformidade e a conformidade sejam necessárias se você espera obter financiamento no futuro.
