As empresas oferecem crédito por serviços ou mercadorias - um incentivo que permite que os clientes paguem por seus itens comprados em uma data posterior. Mas mesmo os clientes com grandes intenções podem ficar relaxados ou perder uma fatura, criando a desagradável tarefa de coleta. Um credor em atraso afeta drasticamente o fluxo de caixa do negócio, dificultando o pagamento de suas contas. Ser pró-ativo em dívidas de clientes antes que elas ocorram pode ajudar a garantir que você seja pago a tempo. Mas se isso não funcionar, há etapas que você pode adotar para promover boas práticas de negócios e ótimos relacionamentos com aqueles que lhe devem dinheiro.
Evite aceitar novos clientes com crédito ruim. Pegue uma cópia do relatório de crédito do cliente em potencial ou peça referências de crédito quando solicitar crédito. Revise as referências de crédito para o cliente em potencial e ligue para verificar se ele é um cliente em situação regular. Você também pode solicitar uma cópia das demonstrações financeiras do cliente em potencial para ter uma ideia de sua solvência.
Obtenha um contrato assinado de clientes que explique claramente as expectativas de entrega e pagamento - incluindo quaisquer taxas ou ramificações legais para pagamentos atrasados. Ter o contrato assinado por ambas as partes e datado. Peça aos clientes que rubricem as condições de pagamento separadamente para que você saiba que eles entendem essa obrigação de acordo com o contrato.
Crie relacionamentos positivos com seus clientes que dificultem que eles ignorem suas solicitações de pagamento oportuno. Desenvolva amizades com a liderança da empresa. Realize eventos para recompensar seus clientes por serem bons clientes.
Ofereça descontos para pagamentos antecipados. Por exemplo, muitas empresas oferecem condições de pagamento antecipado, como 2% de desconto para o pagamento da fatura no prazo de 10 dias a contar da data da fatura. Da mesma forma, impor sanções ou juros por pagamentos em atraso, o que é claramente explicitado no contrato.
Envie um e-mail para confirmar que o cliente recebeu sua fatura alguns dias após seu envio. Se você enviar faturas pelo correio, poderá verificar o recebimento da fatura dentro de pelo menos uma semana após o envio. Se você enviar faturas por e-mail, configure seu e-mail para receber um recibo de "Leitura" quando o lerem.
Entre em contato com seu cliente por e-mail alguns dias antes de a fatura ser enviada para lembrá-lo de pagamento. Se você não recebeu o pagamento até a data de vencimento, envie outro aviso por e-mail pelo menos cinco dias após a data de vencimento para acompanhamento. Deixe-os saber que a fatura está vencida, mas inclua um comentário para ignorar a solicitação se o pagamento já tiver sido feito.
Ligue para o cliente sete a oito dias depois que o pagamento estiver atrasado para verificar seu status. Informe-se sobre quando o pagamento será feito ou solicite a entrega de entrega para garantir que ele seja recebido.
Deixe o representante de vendas do cliente saber que o cliente não efetuou o pagamento se ele estiver atrasado em mais de uma semana. O gerente que supervisiona a conta pode ter alguma influência com o cliente e pode solicitar o pagamento.
Recuse-se a fazer negócios com o cliente até que a conta atrasada seja atualizada. Não entregue nenhuma mercadoria adicional ou aceite mais desculpas a respeito do motivo pelo qual o pagamento não foi recebido. Simplesmente pare de fazer negócios com o cliente até que a situação seja corrigida.
Dicas
-
O executivo de vendas ou marketing encarregado da conta do cliente pode ser uma das melhores pessoas para usar ao tentar fazer coleções. Essa pessoa geralmente tem um relacionamento estabelecido com o cliente e pode descobrir o problema por trás dos pagamentos atrasados.
Aviso
Se um cliente indicar que o pagamento atrasado será enviado até uma determinada data e não chegar, não permita que o cliente receba mais crédito até que a conta seja paga integralmente. Você pode colocar esses clientes em uma base somente em dinheiro, o que significa que eles devem pagar por seus produtos e serviços no momento do pedido.
