Um relacionamento comercial forte e saudável pode começar com uma carta formal. Isto é especialmente verdadeiro quando se trabalha com importadores e exportadores internacionais. Você pode não ter a oportunidade de encontrá-los cara a cara, portanto, uma carta profissional pode ser o melhor substituto. Escrever esta carta exige diligência e consideração.
Formate sua carta profissionalmente, com o logotipo da sua empresa, informações de contato e suas informações pessoais localizadas na parte superior da página. Além disso, inclua as informações de contato comercial do importador e uma saudação adequada. O texto deve ser alinhado à esquerda sem recuos para parágrafos e com espaçamento de linha única.
Atraia a atenção do importador no primeiro parágrafo, destacando seu ponto-chave de venda. Enfatize o ponto de diferenciação que faz de seus produtos os melhores do mercado. Você pode ter o preço mais baixo, os melhores recursos ou o tempo de resposta mais rápido do pedido até a entrega. Você não precisa exagerar, mas certifique-se de destacar as vantagens da sua empresa.
Forneça mais informações sobre sua empresa e seus antecedentes no segundo parágrafo. Explique há quanto tempo você está no negócio e onde você está. Descreva exatamente o que você produz e em qual volume. Além disso, explique quem são seus clientes atuais e disponibilize-os como referência.
Forneça mais informações sobre os recursos de seus produtos. Isso é especialmente importante para produtos técnicos, como hardware de computador, equipamentos de rede ou itens farmacêuticos. O importador vai querer saber o maior número possível de especificações. Você pode até incluir diagramas ou modelos em um anexo separado.
Convença o leitor que sua empresa é a melhor para trabalhar e que você pode entregar como prometido. Descreva as condições de pagamento, o tempo de resposta, as informações de logística e os preços. Deixe a carta aberta para negociação e acompanhamento. Feche a nota com uma aprovação graciosa.
