Uma solicitação de lance ou solicitação de proposta, ou RFP, é um documento feito por uma empresa ou organização para fornecedores. Por exemplo, uma empresa de construção pode precisar de carpinteiros ou um hospital pode precisar de um web designer para criar um site. Os RFPs são geralmente documentos formais com diretrizes para o fornecedor. Eles incluem detalhes sobre o negócio que está fazendo a solicitação, as especificações do projeto de negócios, o processo de solicitação de fornecedores, o processo de seleção para escolher um fornecedor ou fornecedores, o processo de contrato e o processo de comunicação durante a solicitação.
Colete todas as suas informações antecipadamente. Tenha suas demonstrações financeiras, orçamentos, contratos, acordos e quaisquer outros documentos pertinentes que dizem respeito ao projeto. Isso tornará mais fácil escrever sua solicitação de proposta.
Escreva uma visão geral ou introdução, às vezes chamada de “resumo executivo”. Esta seção apresenta a empresa ou organização que faz a solicitação e seu lugar dentro de seu setor. O resumo também apresenta, de maneira destacada, o projeto ou a necessidade de negócios para os quais solicitações estão sendo solicitadas.
Apresente as especificações claramente, em termos aos quais os fornecedores responderão. Defina a natureza e o escopo do seu projeto, suas necessidades, seu resultado esperado e qualquer outra informação essencial. Seja específico; Há uma diferença significativa entre a necessidade de um website projetado e a necessidade de um website projetado, atualizado e gerenciado regularmente.
Indique claramente as instruções de como o processo de comunicação será tratado durante o processo de solicitação. Se você quiser que os fornecedores entrem em contato com uma única pessoa em sua organização, deixe isso claro. Se houver uma apresentação para os fornecedores, inclua todos os detalhes sobre isso. Se você não quiser que os fornecedores entrem em contato com você durante o processo, declare isso definitivamente. Faça uma determinação sobre como os lances serão recebidos por você, se eles devem ser selados e qual é o prazo.
Explique que a RFP não é um contrato e que responder a ela não garante a seleção. Não se esqueça de incluir informações que farão com que a resposta de um fornecedor valha o tempo do fornecedor. Esquematize detalhes sobre o orçamento, o contrato, a forma de pagamento e a avaliação do trabalho enquanto o projeto estiver ativo.
Inclua quaisquer considerações legais, de direitos autorais, seguros e éticas para os fornecedores considerarem. Isso inclui, mas não está limitado a, acordos de confidencialidade, requisitos de fornecedores minoritários, regulamentações locais, considerações de segurança e práticas de negócios.
Especifique quaisquer instruções distintas sobre como as respostas devem ser formatadas. Instrua os fornecedores sobre como você deseja ver os números de suas propostas, quais informações devem incluir em suas propostas, como cópias de informações sobre seguros ou licenças comerciais.
Inclua uma conclusão projetada sobre o processo de seleção. Deixe os fornecedores saberem se serão ou não notificados se não conseguirem o trabalho, bem como o que esperar se forem selecionados para o trabalho.
