Ao criar um sistema contábil, as empresas e organizações sem fins lucrativos devem estabelecer uma estrutura para o controle interno. O processo de controle interno ajuda a garantir que o sistema esteja funcionando bem e que todos os funcionários envolvidos tenham o desempenho esperado. Ter uma função comercial tão essencial fornece uma garantia razoável diminuindo a probabilidade de erros e salvaguardando os ativos da organização. Por causa de seu significado, as empresas fazem bem em considerar os princípios fundamentais do controle interno.
Responsabilidades
As empresas devem estabelecer claramente as responsabilidades. Atribuir responsabilidades específicas aos indivíduos garante que eles entendam qual é a sua parte na manutenção do controle interno. Se uma responsabilidade de controle interno é constantemente negligenciada, um sistema de controle interno eficaz deixará claro quem não está executando uma tarefa atribuída.
Manutenção de Registros
A memória não é uma ferramenta infalível, especialmente quando se lida com grandes quantidades de informações ou transações. Ter procedimentos corretos de manutenção de registros permitirá que as empresas tenham um histórico preciso das transações em mãos. Esses dados históricos permitem que a empresa se refira a ela posteriormente, se um problema for descoberto ou se for necessário esclarecimento.
Seguros e Bonding
Infelizmente, mesmo o melhor sistema de controle interno pode não impedir a perda de um ativo. Ao segurar ativos e vincular funcionários, uma organização pode ter certeza de que será reembolsada pelo valor de um ativo se o ativo for roubado ou, de outra forma, desviado.
Registros de Ativos e Custódia
Em um sistema de controle interno, as pessoas que têm acesso físico a dinheiro e outros ativos não são as mesmas pessoas que mantêm os registros relacionados a esse ativo. Se, por exemplo, a pessoa responsável por manter os registros de caixa pequena era a mesma pessoa que tinha a chave da caixa de depósito, seria fácil para essa pessoa se ajudar com o dinheiro enquanto falsificava o registro de caixa pequeno. A pessoa que mantém registros de ativos não deve poder acessar fisicamente os ativos que está rastreando.
Responsabilidade por transações relacionadas
Às vezes, várias tarefas devem ser concluídas para concluir uma única transação. Nesse caso, é importante que diferentes funcionários realizem as tarefas separadas que compõem a transação. Isso garante que mais de uma pessoa esteja envolvida na conclusão da tarefa, aumentando as chances de que erros ou atos fraudulentos sejam descobertos.
Controles Tecnológicos
Alarmes contra roubo, teclados eletrônicos e outros recursos de segurança baseados em tecnologia podem ajudar as organizações a proteger os ativos. A tecnologia muitas vezes pode ir onde as pessoas não podem, e pode estar no trabalho 24 horas por dia sem exigir pagamento extra ou pausas. Empresas inteligentes aumentam seus sistemas de controle interno com tecnologia adequada e econômica.
Revisão Independente
As empresas devem rever seus sistemas de controle interno regularmente. Isso deve ser feito por um indivíduo que não realizou nenhum dos trabalhos sendo verificados. Um avaliador independente pode relatar objetivamente o trabalho que está sendo realizado em todo o processo de controle interno e não tem motivos para cobrir erros ou ser excessivamente otimista em relação aos procedimentos de controle.
