As agendas são como combustível de alta octanagem para reuniões - elas podem melhorar muito a eficiência e a produtividade de qualquer processo de decisão. Uma boa agenda pode reduzir o número de reuniões necessárias para concluir um projeto pela metade e reduzir consideravelmente a tendência de as reuniões se ramificarem em discussões que não são úteis para o alcance das metas.
O papel de uma agenda
O objetivo de uma agenda é facilitar o processo de tomada de decisão entre os membros do grupo. Isso pode ser para uma atualização de tecnologia ou uma discussão sobre orçamento. A agenda ajuda a manter os participantes da reunião focados na decisão final. As agendas também facilitam a avaliação do sucesso da reunião, fornecendo uma lista de verificação para acompanhamento e prestação de contas.
Formatos
A primeira linha da agenda deve declarar a meta e o propósito da reunião. Alguns formatos de agenda preferem declarar o objetivo juntamente com sub-objetivos após cada item da agenda. Ambos os formatos estabelecem uma estrutura para discussão. As agendas podem variar de simples a complexas. Eles podem incluir anexos e material de leitura ou a agenda da reunião anterior. O tipo de formato utilizado é geralmente estabelecido pela formalidade e duração da reunião. Uma boa regra é que o formato deve corresponder ao vestido dos participantes da reunião; ou seja, uma reunião cheia de sandálias e calções pode se dar bem com uma agenda informal, enquanto uma sala cheia de roupas pode exigir uma agenda formal.
Informal vs formal
A reunião curta ou informal pode ser incluída em um e-mail ou em um lembrete de reunião. Pode conter uma linha para o objetivo da reunião e, depois, três a cinco pequenos pontos de discussão. A agenda longa é geralmente uma página inteira, que inclui um título, local da reunião, data e hora, objetivos e tópicos ou pontos de discussão. Reuniões longas também devem incluir horários para cada tópico de discussão e o nome do apresentador. Os dois formatos de agenda devem terminar com uma seção para "Próximos Passos" para acompanhamento. Esses "Próximos Passos" se tornarão a base para os tópicos da agenda na próxima reunião.
