Escrever uma política de compras pode parecer uma perda de tempo, especialmente em uma pequena empresa. Mas ter uma política formal que todos os funcionários entendam ajudará a garantir que você gaste seu dinheiro operacional com sabedoria. Conforme você cresce, as políticas escritas se tornarão críticas para o seu sucesso. Escreva sua política de compras com aqueles que a usarão em mente. Se eles não conseguirem entender a política, ou se o processo for muito complicado ou complicado, os funcionários ficarão frustrados e estarão mais propensos a cometer erros ou ignorar intencionalmente a política para realizar o trabalho.
Decida quem terá autoridade para fazer compras em nome da empresa. Defina os limites da autoridade de compra e determine quem aprovará as compras nesses limites.
Escreva diretrizes para seleção de fornecedores. Determine como o processo de lance funcionará e quantos lances devem ser obtidos para cada oportunidade. Explique todos os critérios que os compradores devem usar para avaliar as ofertas. Os critérios podem incluir preço, qualidade, seguro, duração da operação do fornecedor e muito mais.
Indique as circunstâncias em que os funcionários podem celebrar um contrato. Descreva o processo de aprovação do contrato e atribua autoridade para a assinatura do contrato. Definir um limite máximo de contrato. Estipule com que frequência os contratos de serviço regulares devem ser avaliados.
Definir regras sobre como aceitar presentes e refeições de fornecedores. Algumas empresas permitem refeições, mas não presentes, enquanto outras empresas permitem presentes até um determinado valor em dólares. Algumas empresas permitem presentes em grupo, mas não presentes pessoais e alguns proíbem o oferecimento de todo o fornecedor.
Elaborar uma política de conflito de interesses. Algumas empresas proíbem os funcionários de comprar de fornecedores nos quais possuem um interesse: outros estendem a proibição a empresas nas quais um amigo próximo ou membro da família possua um interesse. Outros ainda não aplicam tal restrição.
Estabeleça diretrizes de confidencialidade. Estipule quais tipos de informações são consideradas confidenciais e defina um período de tempo durante o qual os funcionários que possuem essas informações estão proibidos de liberá-las.
Explique seu sistema de pedidos. Dê instruções sobre como escrever e emitir ordens de compra. Se o sistema do seu computador permitir que você defina níveis mínimos de estoque e ative a compra quando esses níveis forem atingidos, explique como fazer isso. Se a sua empresa armazena mercadorias usando um código de barras ou outro sistema de computador, forneça instruções sobre como alterar produtos existentes e configurar novos.
Documente a política que outros funcionários, como o pessoal que recebe, usará para informar os agentes de compra sobre remessas ausentes, danificadas ou incorretas.
Dicas
-
Você pode desejar que um advogado reveja qualquer documento do contrato antes de assiná-lo.
Imprima políticas no papel do logotipo.
Aviso
As empresas de capital aberto geralmente têm políticas rigorosas de conflito de interesses. Consulte um advogado se você estiver escrevendo uma política de compras para uma empresa pública.
