Ao gerenciar um projeto, a linha inferior é saber o que as entregas implicam. "Entregáveis" é um termo abrangente que sempre se ouve nos negócios, e seria fácil pensar que se refere a produtos físicos que alguém recebe, mas é muito mais abrangente do que isso.
O que são os entregáveis?
Essencialmente, as entregas são a saída de um projeto. Mas existem alguns tipos de resultados: entregas internas e externas e entregas de projetos e processos.
Entregas externas são os serviços ou produtos que um cliente ou cliente contratou uma empresa para fornecer. É algo que sua empresa cria para venda para gerar receita para a empresa.
Entregas internas são tarefas e trabalhos concluídos dentro da empresa que não são voltados para o cliente, mas um requisito para a execução bem-sucedida dos negócios. Arquivamento de impostos, documentação e gerenciamento de contas são considerados internos. As entregas internas nunca cruzarão a mesa do cliente, mas podem ser produzidas para autoridades como o IRS ou órgãos de licenciamento. Eles ainda estão dentro da sua empresa ou são necessários para o funcionamento da sua empresa.
As entregas do projeto e as entregas do processo caem na categoria de entregas externas, uma vez que se relacionam com o trabalho baseado no cliente.As entregas do projeto são resultados direcionados ao cliente; quaisquer produtos e serviços que devem ser fornecidos ao cliente como resultado do projeto.
Entregas de processo, por outro lado, são qualquer um dos trabalhos realizados para concluir a entrega do projeto. São documentos, planos, mock-ups, quaisquer esclarecimentos sobre o escopo e até mesmo detalhamentos da estrutura de trabalho criados para a equipe interna.
Entendendo Entregas do Projeto
Quando clientes ou clientes contratam uma empresa para fornecer um serviço ou vendem um produto para eles, o resultado que recebem é a entrega do projeto. Pode ser um produto físico, mas também pode ser algo intangível, como um serviço, um relatório ou um arquivo de computador.
Por exemplo, quando uma companhia aérea contrata a Boeing para criar uma nova aeronave para ela, ela especifica o que precisa do avião - desde o tamanho até o assento e o design. O avião se torna o entregável. E se uma empresa realiza uma conferência interna e contrata um transcritor para registrar e documentar o evento, seus arquivos de transcrição também são entregáveis.
Entregas podem ser saída criativa, hardware, software, documentos, equipamentos e outros serviços. Podem ser trabalhos de curto prazo ou projetos complexos de longo prazo.
Quanto mais claramente os resultados forem definidos nos contratos do projeto, mais suave será o processo de entrega.
Definindo Entregas do Projeto
Não é suficiente dizer o que será entregue no final do projeto. É essencial ter um escopo, custos e prazos claros definidos no contrato de fornecimento para que as duas partes concordem sobre o que será entregue, quando será entregue e quanto.
Por exemplo, suponha que você esteja contratando para a entrega de um novo site corporativo para sua empresa de roupas. Quanto mais específicos você puder fornecer para o que você precisa do site, maior a probabilidade de ter os produtos desejados.
Portanto, delinear as entregas deve incluir uma listagem de todos os aspectos que você precisará do website:
- Um portal dinâmico de comércio eletrônico no qual os clientes podem ver roupas em vários modos de exibição com recursos de zoom.
- Os clientes podem comprar on-line com cartões de crédito, PayPal e Interac em várias moedas.
- A integração da agregação da lista de discussão está na lista de desejos do departamento de marketing.
- O departamento de produtos deseja que o website seja facilmente atualizado com o novo produto, mas também deve ajustar o inventário da empresa 24 horas por dia, sete dias por semana, para que os produtos não sejam vendidos ou deixados não vendidos devido ao fraco rastreamento de dados.
Cada um desses aspectos pode ser detalhado no contrato do projeto. Os resultados finais do processo serão decididos internamente pela equipe do projeto de uma maneira que avance rapidamente o projeto para que os prazos das entregas externas possam ser cumpridos.
Nesse caso, pode haver mais de uma entrega. O primeiro pode ser o mock-up do design do site, e o segundo produto será o website em funcionamento ou o wireframe. A primeira entrega precisará de aprovação antes que a segunda entrega possa ser criada, e o contrato precisará ter os critérios de aceitação das entregas clarificados.
Etapas na definição de entregáveis
As duas palavras mais importantes a serem lembradas ao definir as entregas são "específicas" e "mensuráveis".
Os detalhes vêm na fase de planejamento do projeto e é onde os detalhes serão definidos para o que precisa ser o resultado. o deliverable. Uma vez que os detalhes são confirmados, os custos e mão de obra podem ser calculados e um orçamento aprovado pelo cliente.
Os marcos são parte do aspecto "mensurável" dos produtos, mas eles são para uso interno - entregas do processo - apenas um ponto de verificação no caminho para concluir o projeto e liberar o trabalho do cliente.
Outro aspecto da parte mensurável das entregas do projeto é que elas devem atender aos critérios de aceitação. Para esse fim, o cliente deve ter clareza sobre o que precisa durante a redação do contrato, ou pode ter pouca recompensa se seus resultados ficarem aquém do que eles imaginaram.
Linhas de base e marcos
Você está trabalhando em um projeto que exige produtos ou está envolvido para receber resultados. De uma forma ou de outra, o projeto precisa de linhas de base e marcos para garantir o sucesso.
As linhas de base do projeto podem ser a linha de base do escopo, a linha de base do cronograma ou a linha de base do custo. Juntos, eles são linhas de base de medição de desempenho e não são definidos até que o planejamento do projeto seja concluído. Eles devem ser uma estrutura para supervisão enquanto o projeto está em andamento.
A linha de base do custo é o orçamento esperado. O escopo abrange o alcance total do projeto e quais devem ser as expectativas e os resultados. O cronograma é o cronograma para execução e entrega. Se, ou quando, os detalhes do projeto forem alterados, ele deverá ser anotado e as linhas de base precisarão ser alteradas.
Ao monitorar a precisão das linhas de base, os marcos são importantes. Marcos são tarefas ou conquistas que, quando concluídas, ajudam a agilizar os resultados finais de qualquer projeto. Os marcos podem ser grandes realizações, como o enquadramento sendo concluído em um novo depósito ou algo como um contrato sendo assinado. Geralmente, os marcos são uma função interna, um meio de monitorar o progresso que ajuda a equipe do projeto a permanecer no alvo para as datas de conclusão.
Se os marcos de um projeto estão sendo perdidos ou as linhas de base estão mudando, isso significa que as entregas podem não cumprir o prazo.
Gerenciando Entregas do Projeto
O aumento do escopo pode inviabilizar os resultados se o escopo do projeto se expandir depois que as coisas tiverem começado. Para limitar isso, seja claro sobre quais entregas estão envolvidas com o contrato inicial do projeto e inclua tempo e orçamento adicionais, conforme necessário, se novas entregas forem adicionadas. Certifique-se de obter aprovação de todas as partes interessadas nesses casos.
Os clientes e outras partes interessadas podem melhorar o sucesso do projeto por meio de sua opinião sobre quais devem ser os critérios de aceitação. Seja claro sobre o uso final pretendido da entrega e qual é o objetivo dela, para garantir que você atenda às necessidades e aos requisitos das entregas.
Empregue software de gerenciamento de projetos para manter todos no alvo e atualizados sobre o progresso do projeto e quanto mais trabalho precisa ser feito para a conclusão. Isso pode ser especialmente produtivo onde há mais de um produto externo. Assegure-se de que processos, cronogramas e objetivos sejam explícitos e diretos e delegue tarefas.
