Confidencialidade é a maior preocupação das organizações no que se refere à concorrência, estratégias de marketing e informações dos funcionários. Quando a informação é facilmente obtida, ela deixa a empresa vulnerável a responsabilidades e ações judiciais, bem como, possivelmente, tirar vantagem competitiva. É responsabilidade da organização adotar medidas para impedir que os funcionários violem a confidencialidade.
No momento da contratação, geralmente durante a nova orientação de contratação, certifique-se de que os funcionários estejam cientes das expectativas da organização de que a confidencialidade não seja violada. Explique as conseqüências, como se e quando for descoberto que um funcionário viola a confidencialidade, ele estará sujeito a disciplina e poderá ser dispensado.
Certifique-se de que os funcionários que lidam com registros e informações confidenciais sejam informados e treinados sobre como proteger as informações. Tornar obrigatório que os computadores tenham proteções de tela com senhas e que registros ou documentos importantes sejam restritos a uma área que possa ser bloqueada e protegida. Além disso, exija que cada funcionário tenha sua própria senha confidencial, que não pode ser dada a ninguém além de seu supervisor.
Crie uma política de confidencialidade e peça aos funcionários que confirmem, leiam e entendam a política. Esta política pode ser usada como motivo de punição caso a política de confidencialidade da empresa seja quebrada.
Além da política de confidencialidade, os funcionários responsáveis pelas estratégias de marketing, invenções e outras informações importantes devem assinar contratos de não concorrência.
Seja seletivo sobre quando e que tipo de informação confidencial importante é divulgada e para quem é disseminada. Faça uma lista de onde os registros confidenciais importantes são mantidos e quem deve ser responsável por eles. Além disso, mantenha uma lista de quem pode ver quais informações e quando elas podem ter acesso a elas.
Dicas
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Durante as entrevistas, peça aos funcionários em potencial para explicarem que tipos de informações confidenciais foram responsáveis no passado e como estão familiarizados com as políticas de confidencialidade.
Aviso
Não permita que funcionários fofoqueiros e tagarelas sejam responsáveis por manter informações e registros confidenciais.
