Por várias razões, alguns funcionários podem não gostar de preencher planilhas de horas. Eles podem considerá-lo tedioso e demorado, ou, no caso de trabalhadores assalariados ou isentos, podem considerá-lo desnecessário. As leis trabalhistas federais exigem que você rastreie o tempo dos funcionários não isentos; isso é responsável pela maioria dos trabalhadores por hora. Desde que você mantenha registros precisos, você pode usar qualquer sistema de cronometragem que desejar. Há algumas coisas que você pode fazer para garantir a conformidade e fazer com que os funcionários relutantes preencham adequadamente suas planilhas de horas.
Estabeleça um sistema de cronometragem fácil de usar, baseado no tamanho da sua folha de pagamento. Por exemplo, se você tiver menos de 10 funcionários, poderá comprar folhas de ponto padrão de um material de escritório e fazer com que os funcionários os preencham semanalmente. Para aumentar a precisão, você pode comprar um relógio padrão e cartões de tempo em branco. Se a sua folha de pagamento for considerável, considere um sistema automatizado que exige que os funcionários façam o clock através de cartões de furto ou impressões com os dedos ou com a palma da mão.
Incorporar os procedimentos de cronometragem no manual do funcionário. Isso inclui quando as folhas de tempo são devidas e para quem elas devem ser submetidas. Indique claramente as consequências da violação de determinadas regras de quadro de horários, como rescisão por falsificação de quadros de horários. Dê a todos os funcionários uma cópia do manual.
Crie um calendário de folha de pagamento e distribua-o para todos os funcionários. Isso é útil quando os dias de pagamento mudam, como nas semanas de férias. O calendário mostra as datas de início e término do período de pagamento, as datas de envio do quadro de horários e as datas de pagamento correspondentes ao longo do ano.
Designe gerentes e supervisores para treinar funcionários novos e existentes sobre como preencher planilhas de horas. Se você tiver um sistema automatizado, se necessário, peça ao fornecedor para enviar alguém para treinar gerentes e supervisores que, por sua vez, devem treinar seus funcionários.
Simplifique o cálculo do quadro de horários exigindo que os funcionários arredondem para cima e para baixo até o quarto de hora mais próximo. Arredondar o tempo de um a sete minutos para baixo e tempo de oito a 14 minutos para cima. Por exemplo, se um funcionário chega para trabalhar às 8h11, ele põe às 8:15 da manhã na folha de ponto. Se ela sair às 17h21, ela escreve às 17h15. Em muitos casos, os sistemas de cronometragem automatizados realizam o arredondamento.
Restringir entradas de cronometragem apenas para o que conta. Por exemplo, limite as inscrições para as horas regulares, de horas extras, de férias, doentes e pessoais e as pausas pagas pagas. Exigir que os trabalhadores assalariados fixos preencham apenas as folhas de horas, se necessário.
Explique aos funcionários o que há para eles. Por exemplo, digamos que a conclusão adequada acelere o processamento da folha de pagamento, garanta pagamentos pontuais, acelere o ciclo de faturamento e aumente o fluxo de caixa. Os gerentes ou supervisores devem comunicar os benefícios a seus subordinados.
Incentive uma política de portas abertas para que os funcionários possam se aproximar de seus superiores quando tiverem problemas com o quadro de horários.
Evite usar um sistema de penalidades para que os funcionários preencham sua folha de horários adequadamente. Por exemplo, a retenção de cheques até que os funcionários enviem seu quadro de horários pode ser proibida pela lei estadual e pode criar um ambiente de desconfiança entre gerentes e funcionários.
Dicas
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Antes de implementar as políticas de controle de tempo, verifique com o departamento estadual de trabalho as regras aplicáveis. Por exemplo, o estado pode ter regulamentos específicos para arredondamento, manutenção de registros e uso de relógios biométricos.
