O sucesso ou o fracasso de uma organização geralmente depende de sua capacidade de se comunicar com seus membros, de acordo com o Departamento de Comunicação da California State University. Novas tecnologias, misturadas a públicos culturalmente diversos, aumentaram a importância das comunicações organizacionais, mas também tornaram o campo mais complexo. Entender algumas das barreiras comuns pode melhorar a capacidade de comunicação de uma organização.
Estrutura Flawed
O público precisa de estrutura para entender uma mensagem, e muitas comunicações estão condenadas porque lhes falta a organização adequada, de acordo com Lee Hopkins, que escreveu mais de 130 artigos sobre comunicação empresarial. A estrutura é crítica, porque sem uma apresentação, corpo e proximidade, o público terá dificuldade em reter, relembrar e processar as informações. Essas regras se aplicam a qualquer comunicação, desde e-mails a apresentações públicas e a públicos de qualquer tamanho.
Suposições
Dois pressupostos comuns de comunicação significam desastre para o sucesso de uma comunicação organizacional. Supõe-se que todos os membros da organização tenham a mesma base de conhecimento que o remetente da mensagem. O outro está pensando que a informação vai se espalhar de forma precisa e eficaz por conta própria depois de apenas um ou dois membros a receberem. A Free Management Library, um guia on-line de artigos sobre liderança, recomenda que a administração se comunique de forma proativa, ponderada e estratégica com seus membros. Recomendações específicas da The Free Management Library incluem o estabelecimento de reuniões regulares entre funcionários e líderes, bem como entre diferentes departamentos. Outras dicas incluem dar aos funcionários cópias escritas de descrições de trabalho, manuais de funcionários e outros materiais críticos da empresa.
Superdependência na tecnologia
Demasiada dependência de novas tecnologias, como mensagens de texto, Twitter ou outros sites de mídia social, pode significar que nem todos os membros da organização estão literalmente recebendo a mensagem. Por exemplo, um blog snazzy não será tão útil para membros que precisam concluir uma tarefa sem acesso à Internet. Jim Shaffer, autor de "The Leadership Solution", recomenda que os responsáveis pelas comunicações organizacionais revisem seus planos para garantir que estejam usando métodos que forneçam informações de que clientes e funcionários precisam, em vez de confiar em formatos que sejam modernos ou atraentes.
Muita informação
Outro passo em falso comum é acreditar que adicionar detalhe após detalhe a uma comunicação o tornará mais persuasivo quando, de fato, muita informação pode desviar o público. A simplicidade é fundamental para criar comunicações organizacionais que permanecem com o público. Não importa o quanto você ama um produto, entenda uma ideia ou tenha experiência com uma indústria, atenha-se a dois ou três pontos principais, em vez de falar ou escrever sobre tudo o que sabe, para transmitir sua mensagem.
Esquecendo Sobre Nonverbals
Os responsáveis pelas comunicações organizacionais devem estar conscientes dos sinais não verbais que podem melhorar uma mensagem preparada ou desvirtuar completamente ou distorcer seu significado. Na cultura ocidental, o contato visual, a postura correta e as roupas adequadas à situação mostram que o remetente da mensagem está interessado, respeitoso, sincero e confiável, de acordo com mindtools.com.
