Desenvolver etapas para o processamento de pedidos é crucial para o seu negócio. Sem o fluxo de trabalho de processamento de pedidos adequado, o processamento de pedidos em seu negócio será caótico e não confiável. Aproveite o tempo para desenvolver as diretrizes adequadas de processamento de pedidos e seu negócio será executado com mais tranquilidade e você terá maior satisfação do cliente.
Use um formulário padronizado ao receber pedidos
Se a sua empresa usa um representante de atendimento ao cliente para receber pedidos ou se o cliente faz pedidos diretamente pelo seu site, é vital que você tenha um formulário padronizado. Isso permite que a pessoa que preenche o formulário saiba quais informações são necessárias e garante que todas as informações necessárias sejam coletadas.
Cada um dos seus itens de inventário pode ter detalhes de pedido ligeiramente diferentes. Por exemplo, se você operar uma loja de móveis, o formulário de pedido de um sofá pode incluir o tipo de tecido, enquanto o formulário para uma tabela pode exigir o tipo de acabamento.
É importante que formulários de pedidos incompletos não sejam aceitos. Se um formulário de pedido não tiver as informações necessárias, ele deverá ser devolvido e concluído antes de poder ser processado.
Confirme a ordem
Após o envio de um formulário de pedido, ele deve ser confirmado com o cliente. Isso pode ser feito enviando um email com os detalhes do pedido. Não é necessário exigir que o cliente verifique o pedido. Em vez disso, deixe claro que o cliente deve entrar em contato com sua empresa se houver algum problema com o pedido. Certifique-se de tornar as informações de contato da sua empresa facilmente acessíveis ao cliente.
Distribuir o formulário de pedido internamente
Depois que o formulário de pedido é preenchido, ele deve ser encaminhado para todos que precisam executar uma ação relacionada ao cumprimento do pedido. Isso inclui o depósito, o departamento de contas a receber e o fabricante, se o pedido estiver sendo cumprido por um terceiro. A data prevista para o cumprimento deve ser claramente indicada para que todos os envolvidos saibam o cronograma.
Comunique-se com o cliente
É vital comunicar claramente com o cliente. Diga ao cliente se há um atraso no cumprimento do pedido. Ser sincero e honesto com o cliente quando há um problema é muito melhor do que ignorá-lo. Além disso, informe o cliente quando o pedido é enviado. Diga a ela a transportadora, o número de rastreamento e a data de entrega esperada. Peça feedback do cliente depois que ele receber o pedido. Peça a um representante de atendimento ao cliente que garanta que o cliente esteja satisfeito com a compra ou use uma pesquisa on-line para obter feedback. De qualquer maneira, o feedback do cliente dará uma visão muito útil sobre o seu processo de atendimento de pedidos.
