Para que os funcionários sejam pagos, a maioria dos empregadores deve realizar o processamento da folha de pagamento. Embora o processamento da folha de pagamento possa ser uma tarefa extremamente detalhada, as etapas geralmente permanecem as mesmas. É necessária uma boa concentração e habilidades matemáticas - além de habilidades organizacionais sólidas - para processar com eficácia e precisão uma folha de pagamento.
Pagamento por hora
O primeiro passo no processamento da folha de pagamento é calcular os salários para pagar cada empregado. Os ciclos de pagamento mais frequentes são semanais, quinzenais, semestrais e mensais. Os empregados por hora geralmente são pagos semanalmente ou quinzenalmente. A maioria das empresas terá funcionários horistas para preencher uma folha de ponto a ser entregue no final de cada semana. O profissional de folha de pagamento deve garantir que o empregado e seu gerente / supervisor assinem a folha de ponto; se não, é inválido. Normalmente, as horas regulares, pessoais / doentes ou de férias são registradas na folha de ponto e pagas com pagamento regular. O pagamento de horas extras deve ser listado na planilha de horas, além de ser pago no horário e meio.
Pagamento Salarial
Empregados assalariados são normalmente pagos quinzenalmente, semestralmente ou mensalmente. Eles não são obrigados a preencher uma folha de ponto, pois recebem o mesmo número de horas em cada data de pagamento. A única hora em que as horas de um empregado assalariado mudam é se ela tiver uma mudança salarial ou se deve ser paga em uma base proporcional (isso pode ser devido à rescisão ou a outros dias não pagos). Normalmente, o profissional de folha de pagamento não precisa fazer nenhuma alteração no pagamento de um empregado assalariado, pois o sistema paga automaticamente o valor devido.
Benefícios
Os funcionários podem optar por participar dos planos de seguro de saúde, 401k ou cafeteria da empresa. Esses valores são geralmente deduzidos do valor a ser modificado, a menos que o funcionário esteja fazendo uma alteração em suas deduções. Nesse caso, ele deve notificar o profissional da folha de pagamento por escrito sobre a mudança. Se as alterações forem enviadas em tempo hábil, elas serão efetivadas na próxima folha de pagamento.
Impostos
Por lei, o empregado e o empregador são obrigados a pagar impostos sobre a folha de pagamento; o empregado e o empregador devem pagar impostos federais e estaduais; alguns estados exigem que os impostos do condado sejam pagos também. Algumas empresas usam software de folha de pagamento que calculará esses impostos, deduzindo automaticamente os valores dos contracheques dos empregados. O profissional da folha de pagamento também é responsável pelo depósito de impostos ao governo, pela apresentação de impostos trimestrais e anuais e pela emissão anual de W2s para os funcionários.
Ajustes da folha de pagamento
Depois que as horas a serem pagas forem inseridas no sistema, o profissional de folha de pagamento deve verificar novamente as informações. Ela pode executar relatórios do sistema e usá-los para verificar erros. Quaisquer erros detectados antes do fechamento da folha de pagamento podem ser corrigidos e refletidos na folha de pagamento atual. Uma vez que a folha de pagamento é fechada, alterações ou ajustes podem ser feitos manualmente (por exemplo, uma verificação manual) ou ajustados na próxima folha de pagamento.
