Um gráfico de cronograma de trabalho facilita a organização dos trabalhadores e o planejamento antecipado de horários de trabalho. Peça aos funcionários que forneçam primeira, segunda e terceira solicitações de horas e dias de trabalho preferenciais para evitar reclamações, solicitações de mudanças de última hora e atrasos persistentes. Forneça cobertura suficiente, sempre que possível, para que os turnos de trabalho sejam livres de estresse e eficientes. Disponibilize o gráfico on-line ou imprima cópias para todos no escritório.
Faça o download de um modelo de programação de trabalho. Selecione um software de agendamento de empregador projetado para planejar uma semana de trabalho ou organizar agendamentos de turnos. Versões gratuitas estão disponíveis online. No entanto, o software avançado requer uma assinatura ou taxa única.
Modifique o ano, mês, semana e hora de início usando as instruções de configuração fornecidas. Por exemplo, selecione uma programação de trabalho de duas semanas a partir de 2 de março de 2011 até 15 de março de 2011.
Digite o nome de cada trabalhador agendado para trabalhar em um turno específico. Por exemplo, se John Q. Public estiver programado para começar a trabalhar às 9h e terminar o trabalho às 15h, insira o nome completo ou o número de ID nos horários apropriados.
Organize turnos para que um número suficiente de trabalhadores cubra cada turno. Atribua tarefas dentro do gráfico ou crie um segundo gráfico para organizar as tarefas. Organize o segundo gráfico com base nos turnos da manhã, meio-dia e encerramento. Crie um gráfico separado para trabalhadores e gerenciamento, se desejado.
Clique em "Salvar" para salvar as alterações que você fez. Digite um nome de arquivo como “Programação de trabalho de escritório quinzenal de março de 2001”. Bloqueie a programação com uma senha selecionada pelo usuário, se possível, para evitar alterações de última hora por pessoal não autorizado.
Imprima a programação em uma folha normal de papel tamanho carta ou selecione um tamanho de papel que atenda às necessidades do seu escritório. Se o modelo puder ser carregado em um site da empresa, forneça aos funcionários as senhas para visualizar a programação 24 horas por dia.
