O departamento de finanças de uma corporação é responsável por coletar dados contábeis e criar relatórios que os gerentes da empresa - até o CEO - precisam tomar decisões. A tecnologia da informação ou TI refere-se às ferramentas de software e sistemas de computação que a empresa usa para automatizar essas funções e organizar o fluxo de dados para melhorar os recursos de tomada de decisões da equipe de gerenciamento.
Planejamento de Recursos Empresariais
Até mesmo empresas muito pequenas usam pacotes de software contábil que geram relatórios financeiros, como declarações de renda e demonstrações de fluxo de caixa. Essa forma simples de TI permite que um pequeno empresário economize tempo de contabilidade e tenha relatórios de gerenciamento disponíveis em uma base mais oportuna. O tamanho médio e as empresas maiores usam sistemas de TI mais sofisticados, chamados de planejamento de recursos empresariais ou ERP, que são grupos de módulos de software que atendem às necessidades de todas as áreas funcionais da empresa. Como o próprio nome sugere, o ERP ajuda a empresa a planejar o uso de seus recursos, um processo que o departamento financeiro supervisiona.
Fluxo Rápido de Informações
Os sistemas de TI permitem que uma empresa conecte todos os departamentos da organização. As informações geradas pelas divisões de manufatura, marketing e finanças podem ser compartilhadas, por exemplo. Esta informação está disponível em tempo real, ou seja, assim que é criada no sistema. Acessá-lo não requer muita pesquisa ou esforço manual. O time de finanças do tempo usado para dedicar-se a “escavar” os números de que precisavam agora pode ser dedicado a analisar e interpretar as informações - o papel principal das finanças na organização.
Relatório Personalizado
Os sistemas de TI utilizados pelo departamento financeiro possuem um relatório gerando funcionalidade que acelera o processo de produção de relatórios gerenciais. O sistema fornece um certo grau de personalização - os relatórios podem ser configurados com base nas necessidades específicas da equipe de gerenciamento. A automação desses sistemas de relatórios significa que os relatórios gerados rotineiramente, como aqueles produzidos no final de cada mês, podem ser criados rapidamente. Com muitas das decisões que a gerência precisa tomar, o tempo é essencial. Os sistemas de TI atendem a essa necessidade de recursos de relatórios rápidos e personalizados.
Colaboração
Muitas organizações aproveitam o esforço de colaboração entre departamentos, o conceito de cada departamento se beneficiando da experiência de outros departamentos. A equipe financeira atua como consultores internos para outros departamentos dentro da organização. Quando todos os departamentos usam um sistema de TI centralizado, ele elimina as barreiras que antes bloqueavam o fluxo de informações. A empresa agora tem um banco de dados centralizado que todos os membros da equipe podem acessar - sujeito a certas regras de segurança. No caso de uma empresa com vários escritórios ou divisões internacionais, essa capacidade de acessar as mesmas informações de todo o mundo economiza tempo e melhora a eficiência. Se o financiamento exigir que os dados de custos de produção criem um relatório para uma próxima reunião do conselho, o pessoal de operações pode transmitir rapidamente os dados no formato que o departamento financeiro exige e compreende.
Melhor previsão
Melhor previsão significa produzir uma previsão que seja uma previsão mais precisa do que os resultados financeiros da empresa provavelmente serão. Os membros da equipe de finanças precisam ter acesso a informações detalhadas para criar modelos de previsão que mostrem como a organização realmente funciona. Ter acesso a informações de todos os segmentos da empresa facilita muito a previsão precisa. As finanças têm informações reais e não precisam confiar na adivinhação ao criar suposições para a previsão.
